Adjoint(e) administratif(-ive) à la direction

Location: Québec, QC

Alliance de l’industrie touristique du Québec
Québec, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Sous l’autorité du président directeur général et sous la supervision du directeur des communications et affaires corporatives pour le volet événement, l’adjointe administrative à la direction a comme responsabilité d’assurer un soutien administratif et opérationnel au président-directeur général et aux directeurs relevant du PDG dans la réalisation de leur mandat. De plus, il collabore à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement des événements corporatifs.

Environnement de travail :

  • Lieu de travail : ville de Québec
  • Horaire flexible
  • Une gamme complète d’avantages sociaux (assurance, fond de pension)
  • Équipe de travail dynamique et inspirante

Principales responsabilités reliées au poste :

Gestion stratégique administrative et secrétariat de direction 

  • Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous du président-directeur général (PDG) en optimisant  et organisant des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements et en anticipant les conflits d’horaires.
  • Fixer et confirmer les rendez-vous des membres de l’équipe PDG.
  • Effectuer des réservations pour l’équipe PDG.
  • Assurer les tâches administratives pour l’équipe PDG : présentations, rapports et données statistiques incluant révision, rédaction, transcription, gestion de la traduction (français/anglais), formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques.
  • Faire gagner du temps au PDG en lisant, classifiant et transmettant le courrier, en réalisant des ébauches de courriels et de lettres et en collectant l’information demandée.
  • Gérer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements au PDG avec tact et professionnalisme et en effectuer le suivi.
  • Voir à la mise à jour du répertoire des contacts du PDG.
  • Préparer les comptes de dépenses du personnel du bureau de Québec.
  • Effectuer les bons de commandes (ouverture de projet et suivis de projets) dans le système SAP.

Gestion de réunion, rencontres, comités et évènements corporatifs

  • Participer à la logistique de l’organisation des événements corporatifs, des réunions des différentes structures de la gouvernance ainsi que des instances de collaboration avec les partenaires (assemblée générale annuelle, conseil d’administration, conférences et tables de travail etc.).
  • Organiser les déplacements et y participer occasionnellement pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations.
  • Rédiger les différents documents administratifs et tenir à jour les registres : procès-verbaux, ordre du jour, etc.
  • Coordonner la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation.
  • Assurer un suivi des contrats avec les fournisseurs événementiels.
  • Contribuer à l’encadrement des bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe.
  • Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec l’équipe des communications corporatives.
  • Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité.
  • Contribuer à la production des bilans de chaque événement.

Qualifications :

  • Formation technique en administration, communication ou autre combinaison pertinente.
  • Minimum de 5 ans d’expérience à des fonctions d’adjointe administrative.
  • Expérience dans le domaine de l’organisation logistique d’événements (atout).
  • Bilinguisme oral et écrit.
  • Expérience significative en rédaction, en révision de texte et traduction à l’occasion.
  • Fortes habiletés avec les chiffriers et chiffres.
  • Excellente maîtrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint et idéalement la suite Google.
  • Connaissance du logiciel SAP et des réseaux sociaux (un atout).
  • Peut être appelé à se déplacer dans des activités hors du bureau.

Compétences personnelles :

  • Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Habiletés interpersonnelles exceptionnelles.
  • Grande capacité à travailler sous pression et de façon autonome, en respectant des échéanciers dans un environnement de croissance.
  • Rigueur et exactitude dans la gestion de dossiers.
  • Une pensée critique bien fondée et créative, qui s’accompagne de la capacité de résoudre les problèmes et de prendre des décisions au besoin.
  • Discrétion, sens de la confidentialité et honnêteté.
  • Dynamisme et approche professionnelle.
  • Capacité à évoluer dans des dynamiques complexes et interreliées.



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