Adjoint(e) administratif(ve) à la présidence et à la direction générale

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Location: Quebec Quebec City CA

Fédération des commissions scolaires du Québec
Québec, QC
À plein temps
Ce poste a été comblé

La Fédération des commissions scolaires du Québec (FCSQ), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme qui a pour mission de représenter et de défendre les intérêts des commissions scolaires membres, de les accompagner et les soutenir dans la réalisation de leur mission.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de cet emploi consiste à assister la présidence et la direction générale dans la réalisation de ses activités techniques, administratives et de secrétariat spécialisé. Cet emploi consiste également à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle-conseil auprès de la présidence, de la direction générale et des gestionnaires de la Fédération ainsi que l’exercice de fonctions de supervision pour favoriser la gestion optimale des services de secrétariat.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
 
Activités techniques et administratives 

  • Assumer la planification, l’organisation et l’exécution de diverses activités techniques et administratives dans son secteur d’activité, selon les priorités établies et le respect des échéanciers.
  • Communiquer avec divers organismes de niveau national et les ministères pour la planification et la tenue des rencontres. Maintenir des communications efficaces.
  • Planifier la représentation de la FCSQ auprès de différentes instances et en assurer les suivis requis.
  • Participer à l’élaboration du système de classement et archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur.
  • Au besoin et en l’absence de la direction, dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes, apporter les solutions dans la mesure de sa compétence et informer les membres et le personnel sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Activités spécialisées de secrétariat

  • Traiter les demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets liés à l’actualité et aux tâches de l’emploi, effectuer les recherches, fournir les explications, effectuer les rappels et transmettre la documentation pertinente.
  • Traiter le courrier postal et électronique de ses supérieurs et en effectuer le suivi.
  • Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda des personnes de son secteur, procéder aux rappels, préparer les dossiers et gérer la logistique des déplacements et des réservations nécessaires.
  • Voir à la planification et à l’organisation matérielle des réunions, faire les réservations nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis, convoquer les participants, préparer les dossiers et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
  • Rédiger des notes de service, lettres, correspondances ou tout autre document requis.
  • Effectuer la mise en page et la révision linguistique de lettres, textes, communiqués de presse, mémoires, avis, documents officiels ou tout autre document requis.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Fonctions de supervision et d’encadrement 

  • Coordonner les travaux de secrétariat requis par la présidence, la direction générale et les gestionnaires de la Fédération et exercer des fonctions de supervision du personnel de soutien administratif.
  • Assister les gestionnaires des unités administratives de la Fédération pour favoriser la gestion optimale des services de secrétariat.
  • Au besoin, coordonner et superviser la répartition et la réalisation des travaux de secrétariat dans les délais prévus et en contrôler la qualité. Assurer l’application des pratiques administratives en vigueur à la Fédération.
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, normes et procédures relatives à son secteur d’activité et s’assurer de leur mise en application.
  • Collaborer à la formation du personnel de secrétariat et à la production d’outils de gestion à l’intention des unités administratives de la Fédération.
  • Évaluer le personnel sous sa responsabilité et participer, sur demande, à la sélection du personnel.
  • Gérer le budget d’opération qui pourrait lui être confié.
  • Produire et transmettre des rapports, des documents et des statistiques liés à son secteur.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES REQUISES

  • Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en bureautique ou en secrétariat ou dans un champ d’études approprié, ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Avoir huit années d’expérience pertinente, dont trois années à titre d’ajointe à la haute direction d’une organisation.
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit
  • Connaissances approfondies en bureautique ainsi que des règles de fonctionnement d’un secrétariat de direction.
  • Connaissance approfondie des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
  • Bonne connaissance du réseau et des partenaires en éducation serait un atout.

APTITUDES RECHERCHÉES

  • Excellent sens de l’organisation, rapidité d’exécution, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir efficacement les priorités.
  • Démontrer un sens marqué pour le service à la clientèle.
  • Faire preuve d’autonomie, de jugement, de diplomatie, d’initiative et de débrouillardise.
  • Capacité à évoluer dans un environnement sous pression où surviennent de nombreux imprévus, changements et délais serrés.
  • Capacité d’adaptation et excellente aptitude à travailler en équipe.
  • Excellente aptitude à communiquer par écrit et de vive voix.
  • Haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle et une grande discrétion dans le traitement de l’information.
  • Facilité à établir des contacts avec les organismes et partenaires gravitant autour de la Fédération. Au besoin, être disponible en dehors des heures normales de travail.

RÉMUNÉRATION ET CONDITIONS DE TRAVAIL

Les conditions d’emploi et la rémunération sont celles prévues au « Document consolidé concernant certaines conditions de travail des cadres des commissions scolaires et du Comité de gestion de la taxe scolaire de l’Île de Montréal ». Le traitement annuel correspond à la classe 2 (52 402 $ à 69 868 $). La Fédération offre des conditions de travail avantageuses.

CARACTÉRISTIQUES DE L’EMPLOI

Supérieur immédiat :     Présidence et direction générale
Entrée en fonction :        À déterminer
Régime de retraite :        Le personnel de la Fédération participe au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)

AUTRES INFORMATIONS

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 19 juin 2020 à 16 heures, à l’attention de Mme Sophie Laberge, directrice des relations du travail et responsable des ressources humaines, à l’adresse suivante : slaberge@fcsq.qc.ca.

La Fédération se réserve le droit de soumettre les candidates et candidats à un test de français. Elle remercie toutes les personnes intéressées de leur intérêt, mais seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.



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