Adjoint(e) aux programmes

Location: Québec, QC

Office Québec-Monde pour la jeunesse / LOJIQ
Québec, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Sous l’autorité du directeur général adjoint et sous la supervision du coordonnateur du programme Développement de carrière, l’adjoint aux programmes a pour principale fonction d’assister les chargés de projets dans leurs fonctions, principalement pour le volet « Stages professionnels en milieu de travail », en ce qui a trait au suivi des dossiers de projets, aux relations avec les partenaires et participants et à la logistique.

Suivi des dossiers

  • Vérifie les dossiers soumis par les candidats (dans Salesforce) et s’assure de l’exactitude et de la complétude des données fournies
  • Participe aux suivis relatifs à la sélection des projets, notamment en préparant tout rapport requis pour la sélection, en produisant les réponses et en entrant les informations requises dans Salesforce
  • Assure le suivi des projets acceptés sous condition, en vérifiant si les conditions exigées sont rencontrées dans les délais requis

Relations avec participants et partenaires

  • Assure un suivi des demandes générales de la clientèle relatives à son programme
  • Répond aux demandes d’information relatives au suivi des dossiers et, au besoin, accompagne les participants et les responsables de projets de groupe dans leur démarche
  • Collabore au suivi des relations avec les partenaires internationaux et les partenaires au Québec
  • Recherche et cible des contacts et relayeurs d’information et diffuse les appels à candidatures
  • Maintient à jour la liste de contacts
  • Selon les besoins, participe à la logistique et à l’accueil de participants ou de partenaires

Soutien administratif et logistique

  • Soutient les professionnels ou la direction dans la préparation des missions
  • Participe à différentes réunions de travail (suivi de dossiers, comité de sélection) et réunions de réflexion et de développement sur les programmes
  • Contribue à l’organisation de réunions et de conférences téléphoniques et prépare la documentation requise
  • Produit différents rapports à partir de recherches et de requêtes dans Salesforce
  • Rédige, saisit, révise et/ou met en forme des lettres, rapports ou autres documents

Qualifications requises :

  • Diplôme en bureautique ou en secrétariat ou tout autre domaine pertinent à l’emploi. Une expérience professionnelle pertinente peut compenser l’absence de diplôme
  • Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite; la connaissance d’une autre langue constitue un atout
  • Très bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et des outils informatiques d’usage courant
  •  Facilité à travailler en équipe
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Autonomie, discrétion, rapidité d’exécution et initiative

Conditions de travail

Horaire variable, régime d’aménagement et de réduction du temps de travail (possibilité de semaines de 4 jours), 20 jours de vacances après un an de service, banque de journées de maladie, assurances collectives, régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).

Pour postuler :

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, par courriel, au plus tard le dimanche 11 août 2019, 18h, à l’attention de Caroline Côté, attachée d’administration, responsable des ressources humaines et des services internes.



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