Adjoint(e) de direction

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Location: Quebec Quebec City CA

Fondation du CHU de Québec
Québec, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

La Fondation du CHU de Québec est un organisme philanthropique dont la mission est d’amasser des fonds pour la cause de la santé. La synergie entre la Fondation du CHU de Québec et le CHU de Québec-Université Laval est l’élément clé de notre mission, jour après jour, puisqu’elle fait la différence pour des milliers de gens. En effet, l’équipe de la Fondation effectue un travail essentiel pour plus de 2 millions de personnes réparties dans la grande région de Québec, de l’Est-du-Québec et du Nord-du-Québec.

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous l’autorité de la directrice principale aux opérations et de l’amélioration continue, la personne aura comme principal mandat de réaliser des activités de soutien administratif pour ce secteur, et principalement pour sa gestionnaire. Elle soutient les équipes à travers une variété de tâches liées aux processus des opérations et aux projets d’amélioration continue et assume la coordination de certains projets spécifiques occasionnels.

Responsabilités et Tâches spécifiques :

–          Rédiger et distribuer de la correspondance ou des communications internes, participer à la production de documents, rapports, indicateurs de gestion et redditions de compte, selon les demandes de sa supérieure et de l’équipe;

–          Participer à l’optimisation, à la documentation et à la normalisation des systèmes informatisés de la Fondation, notamment de sa principale base de données, ProDon;

–          Saisir des renseignements confidentiels de niveau corporatif ou financier et effectuer le contrôle des données et de la sécurité;

–          Réaliser diverses tâches administratives en lien avec les principaux processus des opérations (notamment traitement des dons, gestion des octrois, déploiement de la reconnaissance, gestion des fonds et gestion financière) et aux projets d’amélioration continue;

–          Gérer les inventaires de matériel bureautique et passer les commandes avec un contrôle des coûts et des dépenses;

–          Agir à titre de « super usager » informatique  (ex. : Teams, SharePoint (GED), CRM, Prodon, Office 365, etc.) auprès de la direction et des employés de la Fondation, en plus de former les gens au besoin;

–          Agir à titre de personne-ressource auprès des autres adjoint(e)s et employés en ce qui a trait à l’application de la politique de gestion intégrée de la documentation (GID) de l’organisation;

–          Assurer le classement manuel et informatiser des dossiers et participer activement à la rédaction ou la mise à jour des procédures de son secteur, dans un contexte de transformation organisationnelle;

–          Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des tâches connexes lorsque nécessaire, tel que prêter main-forte au service à la clientèle, traiter les demandes d’images échographiques ou participer au suivi des inventaires de la Fondation;

–          Collaborer à optimiser les efforts combinés des autres services afin d’assurer la cohérence, la qualité, l’efficacité et l’efficience des opérations;

–          Assurer le respect de la vision, des valeurs et de la mission de la Fondation dans l’ensemble de ses mandats et de ses activités.

PROFIL recherché :

Expérience et formation :

–          Formation universitaire dans une discipline pertinente;

–          Un minimum de trois (3) années d’expériences

–          Connaissance de la Suite Office, incluant les outils Teams et Sharepoint (GED),

–          Connaissance de la base de données ProDon, un atout;

–          Connaissance ou expérience en philanthropie, un atout.

 

Compétences et aptitudes :

–          Excellente maîtrise de la langue française;

–          Polyvalence;

–          Rigueur et souci du détail;

–          Sens prononcé de l’organisation et solide capacité à mener plusieurs tâches simultanément, à déterminer les priorités et à respecter les échéances;

–          Axé(e) sur le travail en équipe;

–          Discrétion et respect du code d’éthique et de déontologie;

–          Autonomie dans l’exécution;

–          Souci d’identifier des pistes d’amélioration en continu;

–          Capacité d’innover, d’accepter le changement;

–          Collaboration à la réalisation de la mission de la Fondation;

–          Ingéniosité et être porteur de solutions;

–          Sens de l’organisation et capacité à gérer une bonne charge de travail;

–          Souci du service à la clientèle accru;

–          Bilinguisme parlé et écrit, un atout.

 

 

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :

–          Style de gestion axé sur l’humain et sur la conciliation travail-famille;

–          Ambiance d’entraide et de collaboration;

–          Programme d’assurance collective;

–          7 jours de maladie/mobile par année;

–          Six semaines de vacances annuelles, dont deux semaines de vacances durant le temps des fêtes, accordées dès la première année d’embauche;

–          Salaire compétitif en fonction de l’expérience selon la politique d’équité interne en vigueur;

–          Heure de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail  (horaire hybride de travail partagé entre le bureau et la maison);

–          Accès à une salle d’entrainement;

–          REER collectif;

–          Stationnement gratuit.

PÉRIODE D’AFFICHAGE :

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre motivant leur intérêt avant le 10 décembre 2021, à 17 h, à l’adresse courriel suivante : pelletier.caroline@chudequebec.ca. Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour la période d’entrevue seront contactées.

Étiqueté sous : direction

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