Adjoint.e exécutif.ive à la présidence-direction générale et à la présidence-direction générale adjointe

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Location: Quebec Quebec City CA

Fédération des centres de services scolaires du Québec
Québec, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

La Fédération des centres de services scolaires du Québec (FCSSQ) regroupe et représente les 60 centres de services scolaires francophones du Québec ainsi que le Centre de services scolaire du Littoral.

La Fédération offre à ses membres des services en relations du travail, en ressources matérielles et informationnelles, en financement, en transport scolaire, en services éducatifs aux jeunes et aux adultes, des services juridiques ainsi que de la formation. Conjointement avec le ministère de l’Éducation du Québec (MEQ), la Fédération coordonne et dirige la négociation des matières nationales sectorielles des conventions collectives.

Au coeur des enjeux du système public d’éducation, la FCSSQ met son expertise au service de ses membres dans la réalisation de leur mission et met en lumière l’excellence et l’innovation des centres de services scolaires partout au Québec. Elle unit ses membres et partenaires autour d’enjeux communs, dans une perspective de collaboration riche en apprentissages collectifs

La FCSSQ est à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint exécutif à la présidence-direction générale et à la présidence-direction générale adjointe.

Description sommaire du poste 

Le rôle principal et habituel de cet emploi consiste à assister la présidence-direction générale et la présidence-direction générale adjointe dans la réalisation de leurs activités techniques, administratives et de secrétariat spécialisé. Cet emploi consiste également à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle-conseil auprès de la présidence-direction générale et la présidence-direction générale adjointe et des gestionnaires de la Fédération ainsi que l’exercice de fonctions de supervision pour favoriser la gestion optimale des services de secrétariat.

Principales fonctions et responsabilités 

Activités techniques et administratives 

  • Assumer la planification, l’organisation et l’exécution de diverses activités techniques et administratives dans son secteur d’activités, selon les priorités établies et le respect des échéanciers.
  • Communiquer avec divers organismes de niveau national et les ministères pour laplanification et la tenue des rencontres. Maintenir des communications efficaces.
  • Planifier la représentation de la FCSSQ auprès de différentes instances et en assurer les suivis requis.
  • Au besoin et en l’absence de la direction, dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes, apporter les solutions dans la mesure de sa compétence et informer les membres et le personnel sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Activités spécialisées de secrétariat 

  • Traiter les demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets liés à l’actualité et aux tâches de l’emploi,effectuer les recherches, fournir les explications, effectuer les rappels et transmettre la documentation pertinente.
  • Traiter le courrier postal et électronique de ses supérieurs et en effectuer le suivi.
  • Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda des personnes de son secteur, procéderaux rappels, préparer les dossiers et gérer la logistique des déplacements et desréservations nécessaires.
  • Voir à la planification et à l’organisation matérielle des réunions, faire les réservationsnécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonctiondes sujets recueillis, convoquer les participants, préparer les dossiers et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
  • Rédiger des notes de service, lettres, correspondances ou tout autre document requis.
  • Effectuer la mise en page et la révision linguistique de lettres, textes, communiqués de presse, mémoires, avis, documents officiels ou tout autre document requis.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Fonctions de supervision et d’encadrement 

  • Coordonner les travaux de secrétariat requis par la présidente-directrice générale et le président-directeur général adjoint et les gestionnaires de la Fédération et exercer des fonctions de supervision du personnel de soutien administratif.
  • Assister les gestionnaires des unités administratives de la Fédération pour favoriser la gestion optimale des services de secrétariat.
  • Au besoin, coordonner et superviser la répartition et la réalisation des travaux desecrétariat dans les délais prévus et en contrôler la qualité. Assurer l’application des pratiques administratives en vigueur à la Fédération.
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, normes et procédures relatives à son secteur d’activité et s’assurer de leur mise en application.
  • Collaborer à la formation du personnel de secrétariat et à la production d’outils de gestion à l’intention des unités administratives de la Fédération.
  • Évaluer le personnel sous sa responsabilité et participer, sur demande, à la sélection du personnel.
  • Gérer le budget d’opération qui pourrait lui être confié.
  • Produire et transmettre des rapports, des documents et des statistiques liés à sonsecteur.

Candidate ou candidat recherché 

Aptitudes recherchées 

  • Excellent sens de l’organisation, rapidité d’exécution, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir efficacement les priorités.
  • Démontrer un sens marqué pour le service à la clientèle.
  • Faire preuve d’autonomie, de jugement, de diplomatie, d’initiative et de débrouillardise.
  • Capacité à évoluer dans un environnement sous pression où surviennent de nombreux imprévus, changements et délais serrés.
  • Capacité d’adaptation et excellente aptitude à travailler en équipe.
  • Excellente aptitude à communiquer par écrit et de vive voix.
  • Haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle et une grande discrétion dans le traitement de l’information.
  • Facilité à établir des contacts avec les organismes et partenaires gravitant autour de laFédération. Au besoin, être disponible en dehors des heures normales de travail.

Qualifications minimales et connaissances requises 

  • Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en bureautique ou en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Avoir huit années d’expérience pertinente dont cinq années à titre d’adjointe ou adjoint à la haute direction d’une organisation.
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit.
  • Connaissances approfondies en bureautique ainsi que des règles de fonctionnement d’un secrétariat de direction.
  • Connaissance approfondie des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint,Outlook, Share Point, Planner etc.).
  • Bonne connaissance du réseau et des partenaires en éducation serait un atout.

Caractéristiques de l’emploi 

Statut d’emploi : poste régulier à temps complet

Lieu de travail : siège social de la FCSSQ, 1001, avenue Bégon à Québec

Possibilité de télétravail selon les encadrements en vigueur

Supérieurs immédiats : présidence-direction générale et présidence-direction générale adjointe

Entrée en fonction : è déterminer

Rémunération : selon l’échelle de traitement applicable à la classe 7 du personnel cadre de la fonction publique (64 183 $ à 82 154 $ au 1er avril 2019)

La FCSSQ offre des conditions de travail innovantes et des avantages sociaux intéressants dont la possibilité de télétravail à temps partiel et la participation au Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE).

Autres informations 

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, au plus tard le 11 avril 2022 à 16 heures, à l’attention de madame Sophie Laberge, directrice des affaires juridiques et responsable des ressources humaines via le formulaire de Secrétaire-inc.

Seules les candidatures transmises à cette adresse seront recevables aux fins du présent concours. Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle. Les personnes retenues pourront être soumises à une évaluation psychométrique. La FCSSQ ne s’engage pas à retenir une candidature dans le cadre du présent affichage. Elle remercie à l’avance toutes les personnes qui auront manifesté leur intérêt, mais seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.

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