Agent(e) de bureau, Centre d’affaires

Location: Québec, QC

Investissement Québec
Québec, QC
À plein temps

Référence : E1302011-Agent-DCS

Le titulaire d’un emploi d’agent de bureau effectue des travaux aux caractères administratif et technique nécessaires au bon fonctionnement du bureau et requis par les professionnels.

Responsabilités principales :

  • Rédiger les lettres d’amendement, conventions, offres de prêt ou garanties de prêts et compléter les informations dans les divers systèmes informatiques.
  • Vérifier et saisir des informations dans SYGIC.
  • Préparer des actes juridiques ou autres documents juridiques (cession de rangs, quittances, prescriptions légales, preuves de réclamations).
  • Recevoir la correspondance, faire le tri et la distribution et traiter celle qui relève de sa responsabilité.
  • Procéder à l’envoi du courrier de sa direction.
  • Effectuer divers travaux de secrétariat général relatifs à la correspondance et à la création de différentes présentations, publications, documents ou rapports.
  • Recevoir les appels téléphoniques, identifier leurs besoins ou diriger les appels aux professionnels ou aux techniciens, noter les messages et les transmettre verbalement ou électroniquement.
  • Effectuer les convocations, réservations, et confirmations de présence à des réunions ou autres activités et en assurer le suivi, compléter les rapports de frais de voyage, frais de représentation, autorisation d’absence en se référant aux directives sur le sujet.
  • Effectuer la révision des divers documents produits par la DCS.
  • Tenir les registres, le classement et l’archivage.
  • Contribuer à la gestion du temps, la tenue d’activités et gérer l’agenda.
  • Rechercher des informations et préparer divers rapports.
  • Effectuer des suivis administratifs. Être en mesure d’effectuer des recherches juridiques (RDPRM, SOQUIJ, registre foncier, registraire des entreprises, plumitif civil et pénal).
  • Veiller à une partie du suivi des dossiers d’aide financière.
  • Assurer la bonne tenue des dossiers juridiques de l’ouverture à l’archivage.
  • Assurer la gestion des prescriptions légales.
  • Recueillir, colliger et saisir diverses informations financières nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.

Qualifications spécifiques requises :

  • Secondaire V.
  • Posséder trois (3) années d’expérience dans le domaine du secrétariat dont une (1) année en comptabilité.

Profil général recherché :

  • Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :
  • Respecter l’éthique et les valeurs de la Société. 
  • Être orienté vers le client. 
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues. 
  • Faire preuve d’autonomie. 
  • Savoir gérer son temps. 
  • Savoir organiser. 
  • Savoir s’adapter. 
  • Agir de manière responsable. 

Conditions de travail :

  • Gamme complète d’avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières.

Investissement Québec souscrit aux principes d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l’objet d’un affichage interne-externe simultanément.

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