AGENTE OU AGENT DE BUREAU CLASSE PRINCIPALE

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Location: Quebec Quebec City CA

Fédération des commissions scolaires du Québec
Québec, QC
À plein temps
  • J 06, AM
  • Prend fin le : 2 Juin. 2020

    La Fédération des commissions scolaires du Québec (Fédération), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme qui accompagne et soutient les commissions scolaires membres dans la réalisation de leur mission.

    NATURE DU TRAVAIL

    Le rôle principal et habituel de cet emploi consiste à accompagner la Direction des communications et des affaires publiques dans la réalisation des tâches par l’exécution de travaux administratifs et de secrétariat spécialisés ainsi qu’à agir comme agent de liaison dans le traitement des demandes des membres et des partenaires de la Fédération, notamment en ce qui a trait au service de formation, de soutien et d’accompagnement.

    PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

    • Accueillir et répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets liés aux tâches de l’emploi, effectuer des rappels et transmettre la documentation pertinente.
    • Déterminer l’échéancier des travaux de son secteur conformément aux instructions reçues et rappeler les échéances aux personnes concernées.
    • Examiner le courrier postal et électronique, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents et, dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse. Acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi.
    • Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes de son secteur, effectuer des rappels et gérer la logistique des déplacements et des réservations nécessaires.
    • Voir à l’organisation matérielle des réunions, faire les réservations nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis, convoquer les participants, préparer les dossiers et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
    • Effectuer la saisie à l’ordinateur, la mise en pages et la révision linguistique de textes, tableaux, rapports et tout autre document requis.
    • Rédiger, à partir d’indications sommaires, des accusés de réception, des notes de services, des lettres, des tableaux ou tout autre document requis.
    • Créer des documents, des présentations et des rapports comportant l’inscription de données qu’il ou elle doit sélectionner et interpréter, au besoin.
    • Archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur.
    • Formuler des suggestions et recommandations afin d’améliorer la marche des opérations dont il ou elle est responsable.
    • Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

    ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

    • Voir à l’organisation matérielle des formations, faire les réservations nécessaires, contacter les formateurs, gérer les inscriptions et convoquer les participants, préparer et transmettre la documentation et les informations pertinentes.
    • S’assurer du respect des normes, règlements, directives, politiques et procédures applicables et, pour ce faire, préparer, vérifier et effectuer le suivi de factures, de listes, de registres divers ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre.
    • Assurer la préparation et le suivi de la publicité, de la facturation, des honoraires, des évaluations et des attestations liées aux services de formation, de soutien et d’accompagnement.
    • Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget des activités de formation, de soutien et d’accompagnement, participer à son élaboration, et en assurer le suivi.

    APTITUDES RECHERCHÉES

    • Excellent sens de l’organisation, rapidité d’exécution, rigueur et polyvalence, dans le respect des procédures établies.
    • Capacité à faire preuve d’une approche client personnalisée, orientée vers les besoins.
    • Capacité à faire preuve d’autonomie, de jugement, d’initiative et de débrouillardise.
    • Capacité d’adaptation et excellente aptitude à travailler en équipe.
    • Capacité à faire preuve de confidentialité et de discrétion dans le traitement de l’information.
    • Excellente aptitude à communiquer par écrit et de vive voix.

    QUALIFICATIONS ET EXIGENCES REQUISES

    • Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six années d’expérience pertinente.
    • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
    • Bonne connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

    CARACTÉRISTIQUES DE L’EMPLOI

    Statut : poste régulier à temps plein (32,5 heures par semaine)
    Supérieur immédiat : Direction des communications et des affaires publiques
    Entrée en fonction : dès que possible
    Rémunération : salaire annuel de 41 150 $ à 49 504 $, selon les qualifications et l’expérience de la personne
    Régime de retraite : le personnel de la Fédération participe au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)

    La Fédération offre des conditions de travail avantageuses.

    AUTRES INFORMATIONS

    Les personnes intéressées à poser leur candidature sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le mercredi 3 juin 2020 à 16 heures, à l’adresse électronique isirois@fcsq.qc.ca, à l’attention de madame Sophie Laberge, directrice des relations du travail et responsable des ressources humaines.

    La Fédération se réserve le droit de soumettre les candidates et candidats à un test de français. Seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.

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