AGENTE OU AGENT DE BUREAU ET RÉCEPTIONNISTE

Fédération des commissions scolaires du Québec https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2020/05/fcsq.jpg

Location: Quebec Quebec City CA

Fédération des commissions scolaires du Québec
Québec, QC
À plein temps
Ce poste a été comblé

La Fédération des commissions scolaires du Québec (Fédération), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme qui a pour mission de représenter et de défendre les intérêts des commissions scolaires membres, de les accompagner et les soutenir dans la réalisation de leur mission.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de cet emploi consiste à agir comme réceptionniste au siège social de la Fédération. La réceptionniste accueille et dirige les visiteurs vers la personne appropriée. Aussi, elle répond au téléphone et achemine les appels téléphoniques, prend les messages, fixe des rendez-vous, organise des rencontres. Elle effectue aussi d’autres tâches de soutien administratif.

PRINCIPALES TÂCHES

  • Accueillir les personnes qui se présentent au siège social de la Fédération et les diriger vers la personne appropriée.
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et les messages courriels.
  • Fournir les renseignements d’ordre général, en personne, au téléphone ou par courriel.
  • Effectuer la saisie à l’ordinateur, la mise en pages et la révision de lettres, textes, tableaux, rapports et tout autre document requis.
  • Procéder à l’impression et à la reproduction de divers documents.
  • Préparer des demandes d’achat de matériel et de fournitures.
  • Gérer la console téléphonique : enregistrer les messages d’absence, enregistrer les noms des membres du personnel pour le répertoire téléphonique, soutenir les membres du personnel dans l’utilisation du matériel téléphonique.
  • Dresser et effectuer le suivi et la mise à jour de listes et de registres divers.
  • Recevoir, ouvrir, estampiller et trier le courrier en utilisant l’équipement mis à sa disposition et voir à sa distribution.
  • Organiser des rencontres, procéder à la réservation des portables, des projecteurs et des salles de réunion, notamment dans les locaux de la Fédération.
  • Effectuer le classement des dossiers et des documents selon la politique en vigueur.
  • Soutenir, lorsque cela est requis, le travail du personnel administratif de la Fédération.
  • Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

 

APTITUDES RECHERCHÉES

  • Excellent sens de l’organisation, rapidité d’exécution, rigueur et polyvalence, dans le respect des procédures établies.
  • Capacité à faire preuve d’une approche client personnalisée.
  • Faire preuve de patience et d’amabilité.
  • Capacité à faire preuve d’autonomie, de jugement, d’initiative et de débrouillardise.
  • Capacité d’adaptation et excellente aptitude à travailler en équipe.
  • Capacité à faire preuve de confidentialité et de discrétion dans le traitement de l’information.
  • Excellente aptitude à communiquer par écrit et de vive voix.

 

EXIGENCES PARTICULIÈRES

  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
    Bonne connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une année d’expérience pertinente.

CARACTÉRISTIQUES DE L’EMPLOI

Statut : poste régulier à temps plein (32,5 heures par semaine)
Supérieur immédiat :  Direction des relations du travail
Entrée en fonction : dès que possible
Rémunération : salaire annuel de 37 401 $ à 45 664 $, selon la scolarité et l’expérience de la personne
Régime de retraite : le personnel de la Fédération participe au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)

AUTRES INFORMATIONS

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le mercredi 3 juin 2020 à 16 heures, à l’adresse électronique isirois@fcsq.qc.ca, à l’attention de Mme Sophie Laberge, directrice des relations du travail et responsable des ressources humaines.

La Fédération se réserve le droit de soumettre les candidates et candidats à un test de français. Seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.



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