Secrétaire à la direction générale

Attributions caractéristiques

• Concevoir et rédiger des notes de service, des tableaux, des documents ainsi que la correspondance courante;
• effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes;
• tenir à jour les échéanciers de la direction générale et en vérifier le respect;
• assurer la gestion administrative et corporative du secrétariat général;
• organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
• préparer les ordres du jour des différents comités sous la responsabilité de la direction générale (assemblées générales, conseils d’administration, comités exécutifs, comité de gestion, etc.), rédiger les procès-verbaux et/ou les comptes rendus et assurer les suivis nécessaires;
• accueillir les personnes qui se présentent à la direction générale, fournir et communiquer les informations relevant de sa compétence ou référer aux ressources appropriées;
• recevoir et traiter les appels téléphoniques et la correspondance;
• conseiller la direction générale et ses collaborateurs sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
• participer au développement du système de classement du Collège et être responsable de la gestion documentaire de la direction générale, en plus d’être responsable du cahier de gestion;
• utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
• accomplir toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• posséder quatre (4) années d’expérience pertinente;
• une connaissance du milieu collégial est un atout.

Compétences et exigences particulières

• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral;
• excellente maîtrise des logiciels de la suite Office;
• efficacité et rigueur;
• Discrétion, initiative, créativité et autonomie;
• habiletés dans les relations interpersonnelles;
• sens de l’organisation et capacité à résoudre des problèmes efficacement.

Conditions de travail

• La rémunération est établie selon les échelles de traitement du personnel de soutien négociées par le CPNC de la classe d’emploi de secrétaire administrative, soit un taux horaire variant entre 22,54 $ et 26,00 $;
• l’entrée en fonction est souhaitée pour août 2022;
• le poste comporte des avantages sociaux compétitifs tels qu’un régime de retraite (RREGOP) et des assurances collectives;
• poste à statut régulier à temps complet, 35 heures par semaine;
• mode de travail flexible.