Secrétaire de cadre supérieur – Concours 21-22/21

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Location: Quebec Quebec City CA

Université du Québec
Québec, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

**Poste régulier**

Sommaire de la fonction

Sous la direction de la vice-présidente à l’administration, la personne titulaire du poste apporte son soutien à la planification et à l’organisation des activités de la Vice-présidence à l’administration (VPA) et de la Direction des ressources financières (DRF) en effectuant différentes tâches administratives de nature variée et complexe. En l’absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche de son secteur.

Tâches et responsabilités

  • Accueille les personnes qui s’adressent à la VPA et à la DRF et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Fait les recherches nécessaires, valide l’information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.
  • Assure les communications et les échanges d’information avec les responsables des différentes unités au sein de la vice-présidence, de l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
  • Voit à l’organisation des réunions statutaires et d’autres réunions ou comités sous la responsabilité de la VPA et de la DRF. Fait des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers des réunions. Prépare et révise les dossiers de réunion et en assure la diffusion via les moyens adéquats. Peut informer les personnes responsables concernées des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
  • Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et prépare la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires. En l’absence de sa supérieure, évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables concernées.
  • Organise sur demande les rencontres, planifie la logistique et les déplacements des membres de l’équipe de la VPA et de la DRF.
  • Collabore à l’administration de la VPA et de la DRF, notamment en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiements, en procédant à de la refacturation, en assurant la saisie des bons de commande et le suivi du processus d’approbation des bons de commande ainsi que la réception des fournitures dans le système de gestion administrative lorsque requis.
  • Prépare et révise des documents et rapports aux fins de présentation à l’aide des technologies appropriées, notamment en vue des réunions de l’Assemblée des gouverneurs, de son comité exécutif, de son comité d’audit et de la Commission de planification.
  • Assure la responsabilité de la gestion et de l’archivage des documents inhérents aux activités de son secteur et traite des informations et des dossiers stratégiques, de nature confidentielle ou d’ordre légal.
  • Assure la mise à jour des informations relatives à la VPA et à la DRF et à leurs activités en vue d’une saisie dans les systèmes ou d’une diffusion appropriée.
  • Maintient à jour ses connaissances dans son domaine d’activités, à son environnement et à son réseau.
  • Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail, en vérifier l’exécution et sur demande donner son avis lors de la notation.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cette fonction. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

Qualifications requises

  • Scolarité : Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Expérience : Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction.
  • Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.
  • Anglais : Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

Connaissances informatiques :

  • Connaissance avancée de la suite MS Office;
  • Bonne connaissance de l’environnement Office 365.

Compétences :

  • Grande capacité rédactionnelle;
  • Excellent sens de l’organisation;
  • Capacité à prioriser les travaux selon les délais requis;
  • Aptitudes aux relations interpersonnelles et habileté à interagir avec les membres de la haute direction;
  • Faire preuve d’un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;
  • Autonomie et initiative;
  • Aptitude à gérer par priorité, à respecter des échéanciers et à mener à terme des projets;
  • Rigueur, précision et souci du détail;
  • Dynamisme, entregent et propension au travail d’équipe.

Traitement

Conformément à la politique salariale en vigueur pour le personnel administratif, de 48 061$ à 64 587$.

Régime de retraite à prestations déterminées (entente de transfert possible) 4 semaines de vacances après un an, plusieurs jours fériés pendant la période des fêtes, plus la semaine de vacances décomposée les vendredis de juillet et jusqu’à 10 jours de maladie par an.

Lieu de travail

Siège social : 475, rue du Parvis, Québec (Québec)

* Veuillez prendre note que nous sommes actuellement exclusivement en télétravail, en raison de la COVID-19.

Une directive sur le télétravail a été mise en place au sein de l’organisation

Candidature

Toute personne intéressée par cette offre doit faire parvenir, via le formulaire de Secrétaire-inc, son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation d’un maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses expériences, ses réalisations et aptitudes la préparant à assumer les responsabilités de cette fonction, avec la mention du numéro de concours 21-22/21, avant le 22 novembre 2021, à 16 h.

Nous vous remercions d’avance pour votre candidature, mais seules les personnes retenues pour la suite du processus de sélection seront contactées.

 

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