Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Québec (secteur Ste-Foy)

Groupe A inc.
Québec (secteur Ste-Foy)
À plein temps

Pilier parmi les firmes d’architectes au Québec depuis 1955, Groupe A s’est forgé au fil des ans une solide réputation et vise rien de moins que l’excellence.  Groupe A intervient principalement dans les projets institutionnels des domaines de la justice, de la recherche et des secteurs hospitalier, industriel et scolaire, mais aussi dans les secteurs de la planification et de la gestion des actifs. Au fil des ans, la firme a reçu plusieurs prix et distinctions, soulignant son apport à l’architecture contemporaine.

Solidement implantée à Québec, Groupe A est à la recherche d’une adjointe administrative, une perle rare qui fera briller notre entreprise.Le titulaire de ce poste est une personne clé qui jouera un rôle de premier ordre en soutien aux dirigeants et principaux membres de l’équipe. Plus spécifiquement, ses fonctions consisteront à effectuer la rédaction de divers types de correspondances ou autres documents d’affaires propre au domaine de l’architecture. La personne qui occupe ce poste devra également faire de la recherche d’information afin de préparer, rédiger et mettre en forme des offres de services selon des délais stricts.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

  • Effectuer la saisie et la correction de divers documents tels que lettres, rapports, devis et formulaires administratifs ;
  • Effectuer la vérification des documents et de leurs mise en forme afin d’assurer un haut niveau de qualité des documents produits ;
  • Coordonner et contrôler l’uniformisation des différents formulaires internes ;
  • Agir comme collaborateur et intermédiaire auprès des clients et des intervenants externes ;
  • Participer à l’élaboration d’offre de services :
  • žAnalyser les documents d’appel d’offres (exigences, critères de présentation, date de dépôt, etc.)
  • žEffectuer la recherche d’information (précédent, fiche projet, etc.)
  • žEffectuer la coordination (rédaction d’un plan de travail, coordination interne et/ou avec partenaires lorsque consortium) ;
  • Réaliser l’assemblage des documents, la saisie, la correction, la mise en page, le graphisme, etc.
  • žEffectuer la coordination des dépôts dans les délais prescrits.
  • Répondre aux appels et accueillir les visiteurs ;
  • Gérer la disponibilité des salles de conférences ;
  • Effectuer la gestion des fournitures de bureau (papeterie) ;
  • Maintenir à jour les systèmes de classement, selon les méthodes propre à l’entreprise ; pour la gestion des documents papiers et électroniques ;
  • Coordonner la circulation du courrier, postal et électronique : prendre connaissance du courrier, en saisir les points importants et, selon le cas, traiter certains documents avant de les acheminer.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

  • DEC ou AEC en technique bureautique ou secrétariat ou expérience équivalente ;
  • Expérience en support administratif ; expérience dans des fonctions similaires serait un atout ;
  • Maîtriser parfaitement le français parlé et écrit ;
  • Posséder d’excellentes connaissances de la Suite Office (Word, Excel, Outlook) ;
  • Connaissance du logiciel Adobe InDesign un atout ;
  • Sens des responsabilités et des priorités (capacité à gérer plusieurs priorités simultanément) ;
  • Faire preuve de discrétion, de jugement, de rigueur et d’autonomie ;
  • Capacité à gérer la pression et à respecter des échéanciers serrés.

CONDITIONS OFFERTES

  • Emploi régulier à temps plein à raison de 35h à 40h par semaine ;
  • Salaire concurrentiel en fonction de l’expérience et programme d’assurance collective avantageux ;
  • Bureau facilement accessible par le réseau de transport en commun et stationnement disponible gratuitement ;
  • Environnement stimulant et convivial où vous serez considéré comme un membre de la famille.

Pour joindre une équipe dynamique dans une entreprise pérenne et tournée vers l’avenir, veuillez transmettre votre curriculum vitae via le formulaire ci-bas.

Prenez note que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Au plaisir de vous rencontrer sous peu !

Étiqueté sous : secretaire, réceptionniste, adjointe administrative

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