Adjoint(e) administratif(-ive)

APAPUL – Association du personnel administratif professionnel de l’Université Laval https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/03/LogoAPAPUL-1.png

Location: Quebec Quebec City CA

APAPUL – Association du personnel administratif professionnel de l’Université Laval
Québec (Ste-Foy)
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

Numéro d’offre
20-21-01

Période d’affichage
Du 24-03-2021 au 5-04-2021

Date d’entrée en poste
Le 10 mai 2021

Lieu de travail

Pavillon Alphonse-Desjardins, Université Laval

Mission, vision et équipe permanente de l’Association du personnel administratif professionnel de l’Université Laval (APAPUL)

L’APAPUL est un syndicat indépendant qui promeut et défend les intérêts collectifs et individuels des membres, contribue à leur développement tant professionnel que personnel, les informe et agit sur des enjeux de relations de travail les concernant.

L’APAPUL inspire par son approche syndicale unique et distinctive, ainsi que par son engagement envers ses membres et sa communauté.

L’APAPUL vise une approche syndicale différente, empreinte de collaboration, de transparence et de responsabilisation. Elle se soucie du bien-être professionnel et personnel de ses membres et bonifie ses relations de travail en ce sens. L’APAPUL désire être une association syndicale unique par son ouverture et par son fort engagement envers ses membres ainsi qu’au sein de la communauté qui l’entoure.

L’équipe permanente de l’APAPUL est composée de huit employées et employés. Elle offre plusieurs services à ses membres afin de les informer sur leurs droits et de les conseiller selon les situations particulières qui peuvent survenir en milieu de travail. Tout au long de l’année, l’équipe s’affaire à différents dossiers de relations de travail, de négociations, d’activités de formation et de réseautage.

L’APAPUL offre une vaste gamme d’avantages à son personnel, notamment :

  • Participation de l’employeur à un régime de retraite
  • Participation à un régime d’assurances collectives;
  • Principales conditions de travail de la convention collective du personnel administratif professionnel de l’Université Laval;
  • Environnement dynamique et stimulant;
  • Facile d’accès par le transport en commun;
  • Plusieurs services disponibles à l’intérieur du pavillon et sur le campus de l’Université Laval.

Détails du poste

Taux horaire :     22,72 $ à 25,75 $ (échelle 2019)

Salaire annuel : 33 193,56 $ à 40 819,90 $ pour 4 jours par semaine

Régime d’emploi : 28 heures/semaine (4 jours/semaine)

Heures d’ouverture: 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h 30

L’horaire est variable, cependant une présence doit être assurée avec une autre personne.

Le travail en présentiel ou à distance est sujet aux recommandations de la Santé publique et aux besoins évolutifs de l’Association.

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches de soutien administratif relatives au suivi des processus et au bon fonctionnement des opérations de l’APAPUL. L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif soutient les gestionnaires et le personnel à travers une variété de tâches liées à l’organisation et la communication. Elle ou il anticipe les besoins des personnes qu’elle ou il assiste tel que le rappel des échéanciers, discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Elle ou il filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité de boîtes de courriel, du courrier et du classement, gère des agendas, communique efficacement par téléphone et par courriel. L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif s’assure que toutes les tâches sont accomplies avec précision et sont présentées sous la forme appropriée avec une qualité élevée et en temps opportun.

Principales tâches

  • Accueillir, orienter et répondre aux diverses demandes d’information de la clientèle, diffuser et expliquer les renseignements relevant de son domaine de travail;
  • Planifier et organiser les activités du conseil d’administration, de l’assemblée générale et de divers comités relevant du conseil d’administration et assurer le suivi qui en découle;
  • Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions, dont la commande de repas au besoin. Faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s’y rapportant; assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre aux personnes concernées pour approbation; effectuer des suivis découlant de ces rencontres;
  • Participer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités comme des colloques, voyages, activités professionnelles et sociales. Convoquer les membres ou collaborateurs, réserver les salles et les chambres;
  • Participer à la préparation d’ententes particulières, de lettres d’entente et d’amendements, reliés à la convention collective. Participer à la mise à jour de la convention collective; assumer la production écrite et l’édition de la convention collective aux fins de diffusion aux membres et aux personnes concernées;
  • Assumer le suivi de dossiers reliés aux activités de l’Association; prendre les dispositions appropriées pour en assurer la réalisation selon les échéances prévues (élections, collège électoral, assemblée générale, dotation, griefs);
  • Assumer la responsabilité de la production du rapport annuel de l’Association;
  • Participer à la production de textes et présentations de divers rapports administratifs, procédures, politiques, règlements et à la mise à jour du site Web de l’Association;
  • Saisir, compléter, vérifier, corriger et concilier des listes et documents;
  • Assumer la responsabilité de la mise à jour et de l’exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités liées à la fonction.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. ou A.E.C. en secrétariat ou l’équivalent ou D.E.C. en bureautique ou équivalent

Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente

Logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Acrobat Pro

Autres logiciels et outils utilisés qui sont un atout: WordPress, InDesign, Vimeo, MailChimp

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

Une combinaison différente d’expérience et de scolarité peut également être considérée comme satisfaisante.

Aptitudes recherchées

  • Excellente maîtrise de la langue française, tant parlée qu’écrite;
  • Rapidité d’écriture;
  • Bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
  • Aptitudes pour le travail d’équipe et le sens du service à la clientèle;
  • Capacité à gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
  • Aptitudes à gérer les priorités et travailler avec différents collaborateurs;
  • Très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
  • Grand souci du détail, de la rigueur et de la précision;
  • Discernement et sens politique.

Candidatures

Les personnes intéressées doivent soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae récent via le formulaire de Secrétaire-inc.

Pour information, contactez Nicolas Fortin, CPA, CMA
418-656-3133 ou Nicolas.fortin@apapul.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l’APAPUL invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.



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