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Réceptionniste / Receptionist

Fiera Capital https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/07/Fiera-Capital-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Fiera Capital
Montréal

English Version Follows

 

Code d’emploi: 1360

Avec environ 156,7 milliards de dollars canadiens en actifs sous gestion au 30 juin 2022, Fiera Capital, une société indépendante, est l’un des principaux gestionnaires de placements au Canada. Nous proposons des solutions multi-actifs personnalisées dans l’ensemble des catégories d’actifs des marchés publics et privés à des investisseurs institutionnels, des intermédiaires financiers et des clients de gestion privée en Amérique du Nord, en Europe et sur les marchés clés d’Asie. Nous nous efforçons d’être à l’avant-garde de la science de la gestion de placements et nous sommes passionnés par la création d’une richesse durable pour nos clients. Fiera Capital est reconnue pour ses employés talentueux. Nos équipes collaborent et cherchent à tirer parti des offres les plus innovantes et les plus diversifiées de l’industrie mondiale pour élaborer des stratégies qui répondent aux besoins de tous nos clients, où qu’ils se trouvent.

Pourquoi joindre Fiera Capital:

• Inclusion et diversité en milieu de travail
• Opportunités de développement
• Culture entrepreneuriale, leader dans son industrie, avec une mission bien définie
• Conditions de travail flexibles, rémunération et avantages sociaux compétitifs
• Approche collaborative, culture favorisant l’innovation et l’intégrité
• Une organisation ambitieuse qui vise l’excellence

Ce que nous recherchons:

Sous la direction de la superviseure, vous aurez la responsabilité d’accueillir la clientèle et d’entretenir l’aire de réception et les salles de conférence.

Vos responsabilités: 

  • Fournir un service client courtois en accueillant les visiteurs, en répondant, en filtrant et en transférant les appels
  • Maintenir la sécurité du bureau en suivant et en contrôlant l’accès à la réception
  • Trier et préparer le courrier pour sa distribution par l’intermédiaire de différents services de messagerie
  • Gérer et assurer le suivi des demandes de réservation de salles avec Outlook
  • Coordonner les demandes de repas et de boisson pour les réunions en salle de conférence
  • Effectuer des appels de service et faire le suivi des fournisseurs qui assurent l’entretien des bureaux et les services connexes
  • Saisir les demandes de service dans Canderel
  • Envoyer des courriels de bienvenue aux nouveaux employés
  • Procéder aux avis de départ et mettre à jour les différents registres
  • Veiller à la propreté des aires communes
  • Effectuer toute tâche liée à la nature de vos fonctions

Exigences requises pour réussir dans ce rôle:

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en secrétariat ou dans une autre discipline pertinente
  • Expérience d’au moins deux ans en tant que réceptionniste ou dans un rôle semblable
  • Forte orientation client et bonnes capacités d’organisation, d’écoute et d’accueil
  • Démonstration de normes professionnelles élevées, ainsi que discrétion et diplomatie avérées
  • Capacité de réaliser plusieurs tâches simultanément et souci du détail
  • Excellente habiletés en communication (français et anglais, à l’oral et à l’écrit)
  • Bonne connaissance de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint), ainsi qu’une maîtrise d’Outlook

FieraOps

L’utilisation du masculin a pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

Fiera Capital souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Notre personnel constitue notre atout le plus précieux et notre objectif est de créer un environnement inclusif et équitable où chacun peut atteindre son réel potentiel.

Fiera Capital souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et ne traite aucun employé ou candidat de manière discriminatoire en raison de sa race, de sa couleur, de son sexe, de son âge, de son origine, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son statut d’ancien combattant, de son handicap, de ses données génétiques ou de son appartenance à tout autre groupe protégé au niveau fédéral, régional ou local. Fiera Capital ne tolérera aucune forme de discrimination ou de harcèlement.

Toutes les décisions touchant le personnel, notamment en matière d’embauche ou de promotion, seront fondées sur le mérite, les compétences, le rendement et les besoins de l’entreprise. Nous sommes heureux de recevoir des candidatures de personnes qualifiées issues de divers milieux. Les candidats sélectionnés pour un entretien seront informés que des accommodements sont disponibles sur demande. Si un candidat sélectionné demande un accommodement, Fiera Capital le consultera et prendra, ou fera en sorte que soient prises, des mesures d’adaptation appropriées d’une manière qui tienne compte des besoins du candidat en matière d’accessibilité en raison de son handicap. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard d’une carrière au sein de Fiera Capital. Nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue.

Soyez vigilant et ne partagez jamais d’informations personnelles ou confidentielles au cours de ce processus d’embauche, à moins que ce ne soit par le biais de Mintz Vérifications Mondiales, la plateforme sécurisée que nous utilisons pour échanger ce type d’information. En cas de doute, ou si vous pensez avoir été victime de manœuvres frauduleuses lors de votre processus d’embauche, veuillez nous contacter.

Le bien-être et la sécurité de nos collègues, de notre clientèle et de la communauté en général constituent une priorité pour Fiera Capital et ses sociétés affiliées. À ce titre, l’ensemble des employés(e)s et des fournisseurs de services dont le poste ou les services, selon le cas, exigent leur présence physique dans les bureaux de Fiera Capital ou de ses sociétés affiliées, sont tenus d’être pleinement vaccinés et d’en fournir la preuve (si recommandé par les institutions de la santé publique), à moins que l’on ne leur ait accordé un accommodement raisonnable fondé sur des motifs médicaux ou religieux documentés, ou tout autre motif prescrit par les lois applicables. Si une personne démontre que le vaccin ne peut lui être administré pour des motifs médicaux ou religieux, ou tout autre motif prescrit par les lois applicables, Fiera Capital et ses sociétés affiliées évalueront au cas par cas si un accommodement raisonnable peut être accordé.

Veuillez noter que le titre des postes affichés peut différer des titres internes. En conséquence, les offres d’emploi peuvent ne pas refléter les titres des postes indiqués dans les affichages.

 

 

English Version

 

Job ID#: 1360

 

With approximately CAD 156.7 billion in assets under management as of June 30, 2022, Fiera Capital, an independent firm, is one of Canada’s leading investment managers. We deliver customized multi-asset solutions across public and private market asset classes to institutional, financial intermediary and private wealth clients across North America, Europe and key markets in Asia. We strive to be at the forefront of investment-management science, and we are passionate about creating sustainable wealth for clients. Fiera Capital is recognized for our talented people. Our teams collaborate and seek to draw on the global industry’s most innovative and diverse offerings to craft strategies that meet the needs of any client, anywhere they are located.

Why join Fiera Capital:

• Inclusive workplace and diverse background of employees
• Growth and development opportunities
• Entrepreneurial industry-leading company with a purposeful mission
• Flexible work arrangements, competitive compensation and benefits
• Collaborative approach, innovative and culture of integrity
• Ambitious organization who strives for excellence

What we are looking for:

Under the supervision of the Office Manager, you will be responsible for greeting guests, maintaining the reception area and the conference rooms.

Your responsibilities:

  • Provide courteous customer service when greeting visitors, answering, screening, and forwarding calls
  • Maintain office security by following and controlling access through reception
  • Sort and prepare mail for delivery via various messaging service providers
  • Manage and follow up on room reservation requests with Outlook
  • Coordinate catering requests for conference room meetings
  • Make service calls and follow up on suppliers providing office maintenance and related services
  • Input service requests in Canderel
  • Send welcome emails to new employees
  • Proceed to departure notices and update various registers
  • Ensure cleanliness of common areas
  • Perform any ad hoc tasks related to the nature of your duties

Must have requirements to be successful in this role:

  • Diploma of collegial studies in office administration, secretarial studies or any relevant field
  • 2 years of relevant experience as a receptionist or in a similar role
  • Outstanding customer service skills
  • Demonstration of high professional standards, as well as proven discretion and diplomacy
  • Ability to manage competing priorities and be attentive to details
  • Excellent communication skills (English and French, spoken and written)
  • Good knowledge of the MS Office suite (Excel, Word, PowerPoint), including proficiency in using Outlook

FieraOps

For positions available in Quebec that require fluency in French and English, please note that bilingualism is required due to our global offices and clients.

Fiera Capital subscribes to the principle of employment equity. Our staff is our most valuable asset and our goal is to create an inclusive and equitable environment where everyone can reach their true potential.

We are an Equal Opportunity Employer and do not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, sex, age, national origin, religion, sexual orientation, gender identity, status as a veteran, and basis of disability, genetic information, or any other federal, state or local protected class. Fiera Capital will not tolerate any form of discrimination or harassment.

All staffing decisions, including hiring and promotion decisions, will be based on merit, skills, performance and business needs. We are pleased to receive applications from qualified individuals from a variety of backgrounds. Job applicants who are individually selected for an interview will be notified that accommodations are available upon request. If a selected participant requests accommodation, Fiera Capital shall consult with the applicant and provide, or arrange for the provision of, a suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability.

We thank all applicants for their interest in a career with Fiera Capital. We will only communicate with those selected for an interview.

Please stay vigilant and never share personal or confidential information during this hiring process unless it is through Mintz Global Screening, the secured platform we use to exchange such information. If in doubt, or if you think you have been a victim of fraudulent manoeuvres during your hiring process, please contact us.

The well-being and safety of our colleagues, clients and of the larger community are a priority for Fiera Capital and its affiliates. As such, all employees and service providers whose role or services, as applicable, require them to be physically present at the offices of Fiera Capital or its affiliates are required to be fully vaccinated and to provide proof of same (where recommended by Public Health Institutions), unless they have been granted reasonable accommodation based on documented medical or religious grounds, or as otherwise required by applicable law. Should an individual demonstrate that the vaccine cannot be administered due to medical or religious grounds or as otherwise required by applicable law, Fiera Capital and its affiliates will assess on a case-by-case basis, whether reasonable accommodation can be provided.

Please note that job title indicated in job postings may differ from internal job titles. Accordingly, offers of employment may not reflect job titles indicated in job postings.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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