Adjoint(e) administratif(-tive)

Location: Saint-Hyacinthe, QC

Ciaq
Saint-Hyacinthe, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

35 heures par semaine

Relevant de la Direction des ventes, la personne recherchée effectuera divers travaux de soutien administratif dans le cadre d’activités de formation destinée à la clientèle et aux employés du Ciaq. Vous êtes reconnu pour votre grande efficacité au travail, votre dynamisme et votre désir de bien servir les clients internes et externes ? Nous souhaitons vous rencontrer !

Plus précisément, vous assumerez les principales responsabilités suivantes :

Gestion des activités de formation (60 %)

  •  À partir d’une communication écrite ou verbale (formations, textes de recherche, etc.) et d’instructions générales, résumer le contenu et élaborer un court article, une présentation PowerPoint, une capsule d’information ou autre.
  • Dans le cadre de programmes de formation ou de conférences organisées par le Ciaq, préparer et transmettre tous les renseignements nécessaires et assurer la logistique pour la bonne marche des activités.
  • Coordonner les ateliers de formation aux inséminateurs conseil et aux représentants en services-conseils, en exécutant le montage, la mise en page et la mise à jour du contenu de formation aux apprenants, la gestion du calendrier de formation et les listes de présences ainsi que l’organisation des activités de formation (réservation de salles, repas, équipements, etc.).
  • Assurer un rôle de personne de première ligne pour les formations personnalisées à la clientèle, en faisant le lien entre les demandeurs et les formateurs techniques. Voir également au respect et au suivi de la procédure en place, au soutien des formateurs techniques et à la commande du matériel nécessaire.

Soutien administratif (40 %)

  • Soutenir le coordonnateur aux solutions laitières ainsi que le Directeur des ventes dans leurs demandes administratives ponctuelles.
  • Assurer la gestion de la boîte de réception de courriels de la division des solutions laitières et rediriger les courriels ou les demandes reçues aux personnes concernées.
  • Procéder quotidiennement à l’entrée de données, à la correction d’erreurs et à la mise à jour de dossiers clients dans divers logiciels et faire le lien entre les divisions (directeurs régionaux, comptabilité, etc.).
  • Rédiger des procédures sur le fonctionnement des différents logiciels utilisés par les représentants (es) en services-conseils afin que ce soit utilisé comme outil de référence (outils SemexSolutions, Herdextractor).
  • À chacune des rencontres épreuves de taureaux (3 fois par année), procéder à la mise à jour du pont entre les dossiers client et le logiciel Progen et valider les dossiers. Participer à l’envoi des rapports à nos clients en faisant à la mise sous enveloppe.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique ou l’équivalent en termes d’études et d’expériences.
  • 2 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif.
  • Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Maîtrise de logiciels pour la création de présentations PowerPoint attrayantes ou de sondages (Adobe PDF, Google Form, We Transfer, Survey Monkey, Dropbox et logiciel de formation en ligne), un atout.
  • Très bonnes aptitudes à la communication orale et écrite.

Qualités recherchées

  • Rigueur et souci du détail
  • Grande autonomie et sens des responsabilités
  • Grand sens de l’organisation
  • Capacité de gérer des priorités et d’exécuter plusieurs tâches à la fois
  • Capacité d’adaptation et être à l’aise à évoluer dans le changement
  • Souci de l’amélioration continue et de l’efficacité au travail

Conditions de travail et avantages

  • Régime de retraite et d’assurances collectives dès l’embauche
  • Salaire compétitif
  • Remboursement d’activités sportives
  • Lieu de travail : Saint-Hyacinthe
  • Être disponible pour des déplacements occasionnels en région

Date limite pour le dépôt des candidatures : 15 septembre 2019
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