Réceptionniste – Adjoint(e) administratif(-ive)

Location: Saint-Jean-sur-Richelieu, QC

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Saint-Jean-sur-Richelieu, QC
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Réceptionniste – Adjoint(e) administratif(-ive)

Département :
Finance et administration

Statut :
Temps plein

Lieu de travail :
St-Jean-sur-Richelieu

Description du poste :

Raison d’être : Coordonner les activités reliées à la réception du bureau administratif en s’assurant que toutes les communications internes et externes, l’accueil des clients, des visiteurs et du personnel reflètent une image corporative professionnelle.

  • Procéder à l’ouverture et fermeture de la réception, voir au registre des visiteurs;
  • Recevoir, filtrer selon la pertinence et acheminer les appels téléphoniques : répondre aux questions d’ordre général ou transmettre les appels aux personnes concernées (bureau administratif, usines de St-Jean, Chapais et Roberval);
  • Accueillir les visiteurs, déterminer la nature de leur visite et les diriger vers le service ou le personnel approprié tout en s’assurant de leur bien-être en les informant sur l’attente;
  • Collecter et distribuer le courrier d’arrivée, télécopies et préparer le courrier de départ;
  • Préparer les bordereaux de dépôt pour l’équipe des comptes recevables et effectuer des tâches pour aider l’équipe des comptes payables;
  • Réaliser différentes activités de secrétariat telles que : rédiger des notes de service et lettres (anglais et français), préparer la correspondance, des rapports, tableaux Excel et autres documents requis;
  • Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau et de la papeterie; effectuer, distribuer et entreposer les commandes ainsi que le suivi des contrats reliés à l’entretien du bâtiment;
  • Gérer les salles de conférence, commander les repas;
  • S’assurer que l’image de la compagnie soit impeccable et faire la promotion de sa culture et de ses valeurs auprès du personnel et des visiteurs.

Niveau d’études et / ou expérience :
Au moins 5 années dans un poste similaire.

Connaissances et habiletés demandées :

  • Bilinguisme- essentiel
  • Connaissance de base en Excel, Word et Outlook
  • Confidentialité discrétion et professionnalisme
  • Organisation, planification et gestion des priorité
  • Initiative et débrouillardise.

Étiqueté sous : accueil, adjointe comptabilité



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