Secrétaire classe 2 – Direction des finances

Corporation d’urgences-santé https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2018/07/Urgences-sante.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Corporation d’urgences-santé
Saint-Léonard, Montréal, QC
Temporaire
Les candidatures sont actuellement fermées.

Poste temporaire (6 mois avec possibilité de prolongation) à temps complet
Poste syndiqué
Lieu de travail : Quartier général de la Corporation d’urgences-santé

Libellé de la concention collective

Personne qui accomplit des travaux de secrétariat, soit la production, la mise à jour et le suivi de documents, la rédaction de correspondance de routine, le dépouillement du courrier, le classement des dossiers, le traitement des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme et assiste un ou des cadres, des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance de méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions.

Tâches et responsabilités

Sous l’autorité du directeur des finances, la ou le titulaire du poste assiste les quatre (4) gestionnaires de la Direction des finances dans leurs fonctions administratives en assumant des tâches de secrétariat. Elle ou il collabore au déroulement des activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle ou il apporte également un soutien au secrétariat de la Direction générale.

  • Rédige ou reproduit, sur traitement de texte, des lettres, notes de service et documents à partir de notes ou directives, les corrige au besoin et assure l’impression ou la numérisation;
  • Reçoit des appels téléphoniques pour le secrétariat de la Direction des finances et de la Direction générale;
  • Accueille avec courtoisie les visiteurs et, au besoin, les réfère aux services appropriés;
  • Convoque les rencontres et les participants concernés, réserve la salle et le matériel informatique, lorsque requis. Réunit les documents, prépare les projets d’ordre du jour ou tout autre dossier requis, en vérifie la présentation et en assure la diffusion auprès des participants.

Plus spécifiquement :

  • Classe des documents selon les méthodes établies;
  • Rédige, à partir de modèles, les lettres d’acceptation ou de refus pour les appels d’offres et transmet aux fournisseurs les contrats octroyés;
  • Effectue diverses opérations de soutien administratif telles que : saisie et compilation de données, préparation de tableaux, chiffriers ou graphiques, préparation de requêtes administratives internes diverses, suivi des dossiers des employés;
  • Compile les choix de vacances du personnel;
  • Apporte un suivi pour toute question concernant les dossiers en cours et transmet à son supérieur toutes questions particulières qui excèdent les suivis habituels ou les politiques, normes ou pratiques en vigueur;
  • Accomplis toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Prérequis

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur;
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire, ou un minimum d’un (1) an d’expérience dans un travail de bureau à la Corporation;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit;
  • Vitesse au clavier : 40 mots/minute;
  • Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), et Visio en atout;
  • Habileté à rédiger de la correspondance à partir d’idées maîtresses;
  • Courtoisie et entregent;
  • Excellent jugement et discrétion;
  • Autonomie, sens de l’initiative et débrouillardise;
  • Bonne approche client;
  • Sens de l’organisation et minutie.

Conditions de travail et rémunération

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.
  • Rémunération : 36 763,42 $ à 45 200, 93 $ selon l’expérience.

Note

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

Étiqueté sous : secrétaires



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