Secrétaire classe I – Direction des interventions

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Location: Quebec Montreal CA

Corporation d’urgences-santé
Saint-Léonard, Montréal, QC
Temporaire
Les candidatures sont actuellement fermées.

Secrétaire classe I
Direction des Interventions – Centre de gestion des opérations
Remplacement de 8 mois
Poste syndiqué
Date du début de l’affichage : 5 octobre 2021
Date de fin de l’affichage : 25 octobre 2021

Libellé de la convention collective

Personne qui assiste les gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance de méthodes et de la routine de bureau utilisé dans l’exercice de ses attributions.

Sommaire de l’emploi

Sous l’autorité du directeur adjoint des interventions, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à son supérieur immédiat, à l’équipe du Centre de gestion des opérations (CGO) ainsi qu’aux superviseurs. Elle effectue entre autres de l’entrée de données et la mise à jour des différents registres et formulaires. Elle trie, répond et fait les suivis des courriels et demandes reçues à l’égard des activités du service.

Tâches et responsabilités

  • Organiser matériellement les réunions, convoquer les participants, préparer les projets d’ordre du jour et les dossiers nécessaires, en assurer le cheminement et préparer le compte rendu lorsque nécessaire;
  • Tenir à jour les différents registres du CGO;
  • Corriger et mettre en page les documents produits par tout le personnel de la Direction des interventions;
  • Traiter diverses informations relatives au Centre de gestion des opérations;
  • Assurer que les documents (rapport, formulaires, instruction, présentation, etc.) soient complétés et classés;
  • Préparer les informations et dossiers requis au directeur adjoint ainsi qu’aux membres du Centre de gestion aux opérations pour leur participation à des comités ou des rencontres;
  • Supporter l’équipe du Centre de gestion aux opérations dans la rédaction de tout document;
  • Tenir à jour le bottin téléphonique de tout l’axe opérationnel de la Corporation d’urgences-santé ainsi que celui des partenaires;
  • Gérer les courriels et le calendrier des commandants, selon le besoin;
  • Participer au soutien administratif lorsque l’organisation se mobilise en mesures d’urgence (tenue de log, rédaction de comptes rendus, convocations d’urgence, etc.);
  • Assister aux rencontres de commandants et produire le compte rendu de la rencontre;
  • Exécuter tout autre mandat qui pourrait lui être confié par son supérieur immédiat.

Prérequis

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur;
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience de travail de bureau;
  • Excellente maîtrise de la langue française (à l’oral et à l’écrit);
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Vision etc.);
  • Rapidité au clavier 40 mots/minute;
  • Capacité à rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de réunions;
  • Sens de l’organisation et de la minutie (multitâches);
  • Discernement et gestion des priorités;
  • Bon jugement et sens de la confidentialité;
  • Excellente approche client et entregent;
  • Autonomie et sens de la débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress.

Conditions de travail et rémunération

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.
  • Rémunération : 20,39 $ à 27,80 $ de l’heure selon l’expérience.

Note

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

 

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