Secrétaire au Secrétariat général

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Location: Quebec Montreal CA

Employeur Confidentiel
Montréal
À plein temps

Description des principales responsabilités :

  • En collaboration avec les autres services, s’assurer que les modifications aux règlements soient approuvées ou présentées, selon le cas, aux administrateurs suivant la procédure établie.
  • Tenir à jour les dossiers et classeurs comprenant la loi, les règlements et les amendements, ainsi que les divers règlements et ententes qui ont mené à l’approbation de nouveaux règlements.

1. Assemblées générales annuelles et générales spéciales, conseil d’administration et différents comités

  • Assurer, en conformité avec les règlements et procédures, la gestion et le soutien administratif nécessaire à la tenue des assemblées générales annuelles et générales spéciales des membres et des réunions du conseil d’administration :
    • Établir, annuellement, le calendrier des réunions du conseil d’administration et l’échéancier de l’assemblée annuelle des membres.
    • Voir à convoquer les réunions des différents comités, lorsque requis.
    • Assurer l’aspect logistique (réservation, convocation, préparation et distribution de documents, etc.).
    • Préparer l’ordre du jour des réunions :
      • Coordonner, avec tous les services, s’il y a lieu, les documents à présenter aux réunions ;
      • Inclure les sujets qui doivent être pris en considération mensuellement, annuellement ou, à l’occasion, et rédiger des documents à présenter.
    • À l’occasion, préparer les présentations audio-visuelles.
    • Rédiger les résolutions, les procès-verbaux et comptes rendus.
    • Assurer le suivi des décisions qui découlent de ces réunions.
    • Tenir à jour les registres, répertoires et dossiers nécessaires au bon fonctionnement des affaires du conseil.

2. Documents administratifs et juridiques et archives

  • Assurer la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
  • Codifier, classifier et mettre à jour les dossiers du secrétariat et des archives.
  • Voit à la distribution et à l’archivage des documents produits.
  • Maintient un registre des opinions juridiques et de jurisprudence.
  • Constitue et maintient à jour la bibliothèque juridique.
  • Tenir à jour des documents et volumes de références.
  • Prépare le contenu des mandats externes.

3. Produire les rapports requis par les instances gouvernementales.

4. Autres tâches

  • À l’occasion, traduire des textes.
  • Préparer divers documents et correspondances.
  • Exécuter toute autre tâche connexe.

Exigences

Formation

  • Diplôme d’études collégiales – Technique juridique ou bureautique – ou l’équivalent.

Expérience

  • 5 ans d’expérience en secrétariat

Autres compétences

  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Access, Outlook, Documentik)
  • Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Publisher, PowerPoint, Internet)

Profil recherché
Sens de l’organisation, autonomie, initiative, souci du détail, grande rigueur et discrétion.

Salaire
Entre 45 000 $ et 61 000 $
Avantages sociaux dont un régime de retraite

Secteur
Plateau Mont-Royal
Rosemont

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