Secrétaire administratif(-ive)

Location: Québec

Cégep Garneau
Québec
Temporaire
Les candidatures sont actuellement fermées.

Numéro de référence
S119-07-0310

Direction
Direction des études

Présentation de l’établissement
Le Cégep Garneau accueille près de 8000 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier et à la formation continue. Il a pour mission de mettre en œuvre des programmes d’études collégiales et un environnement éducatif reconnus pour leur qualité et leur dynamisme. Tourné vers l’avenir, ouvert sur le monde, il vise à ce que ses étudiants puissent acquérir les outils nécessaires pour réussir leurs études, se réaliser dans leur vie professionnelle et s’engager dans le développement de la société d’ici et d’ailleurs.

Accès à l’égalité en emploi
Le Cégep Garneau souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

Description du poste
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect. Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence. Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies. Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Au besoin, elle accomplit toutes autres tâches connexes. Elle s’assure de contribuer et d’adhérer aux finalités du Programme santé, sécurité et mieux-être au travail et aux études et de les intégrer dans ses pratiques, dans ses activités quotidiennes et dans son développement professionnel. Elle respecte l’application de la politique et des procédures en matière de santé, sécurité et mieux-être au travail.

Les qualifications requises pour cette classe d’emploi : détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente (notamment : une AEC ou un DEC en bureautique), et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente en tenue de secrétariat de direction dont minimalement une (1) année d’expérience en prise de notes dans les rencontres d’assemblée délibérante et en rédaction de procès-verbaux. Les diplômes ou attestations d’études supérieurs aux qualifications requises pour la classe d’emploi au plan de classification peuvent combler le manque d’expérience pertinente, conditionnellement à ce que ces diplômes soient en lien direct avec la fonction, par exemple : un DEC en techniques de bureautique.

À titre d’information, voici quelques tâches spécifiques reliées à ce remplacement :

  • Assurer l’organisation complète du secrétariat de la direction des études en y effectuant, entre autres, les convocations aux réunions, la prise de notes et la rédaction de nombreux procès-verbaux de la Commission des études, de la Régie pédagogique, des rencontres statutaires, des réunions et des activités internes/externes de la directrice des études. En tout temps, la personne est responsable du respect de la confidentialité des informations ;
  • Assister et participer activement (au besoin) aux différentes réunions ;
  • Concevoir, rédiger, modifier ou mettre en page divers documents en s’assurant d’utiliser un langage et une présentation appropriés. La personne doit également s’assurer de la conformité des documents selon les normes préétablies ;
  • Effectuer des recherches et recueillir l’information préalable au travail de la directrice des études ;
  • Gérer l’agenda de la directrice des études dans le respect des priorités, tenir à jour les échéanciers, recevoir les appels téléphoniques, donner des informations, assurer les suivis nécessaires et accueillir la clientèle interne et externe de la direction ;
  • Effectuer les réquisitions, tenir à jour les données budgétaires et produire sur demande des rapports. Gérer le compte de dépenses de la directrice des études ;
  • Effectuer le classement de l’information et assurer la gestion documentaire de la direction.

Les exigences particulières pour ce remplacement sont les suivantes :

  • Posséder les connaissances relatives à l’application des règles du Code Morin ;
  • Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
  • Posséder une connaissance de niveau avancé du logiciel Word de la suite Office ;
  • Posséder une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels Excel et PowerPoint de la suite Office ;
  • Posséder une connaissance des différentes normes en ce qui a trait à la présentation des documents administratifs et à la tenue d’un secrétariat en général ;
  • Faire preuve d’un haut degré d’autonomie, de débrouillardise et de minutie ;
  • Avoir de l’entregent et de la facilité à communiquer avec la clientèle avec politesse et éthique autant à l’interne qu’à l’externe ;
  • Avoir une facilité à travailler en équipe.

Test requis
Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à un test de français écrit et autres tests permettant de démontrer qu’elles ou qu’ils répondent aux exigences et qualifications ci-haut mentionnées. À titre d’information, les systèmes informatisés suivants sont utilisés : FNT, CLARA, CIN, OMNIVOX.

Remarques
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l’ensemble de votre cheminement professionnel. Notez que vous devez avoir en main votre lettre de présentation et votre curriculum vitae, puisqu’il est obligatoire de les joindre à votre candidature. Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Détails du poste

Catégorie d’emploi
Soutien administratif
Nom du supérieur immédiat
Madame Rachel Gravel
Lieu de travail
1660, boulevard de l’Entente, Québec, Québec, G1S 4S3
Statut de l’emploi
Remplacement à temps complet
Durée de l’emploi prévue
L’entrée en fonction est prévue le plus tôt possible, et ce, jusqu’au retour de la personne remplacée ou au plus tard le 23 mars 2020.
Horaire de travail
Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30, à raison de 35 heures par semaine.
Échelle salariale
20.98$ à 24.22$ (échelles en traitement en vigueur le 2 avril 2019)
Entrée en fonction prévue
2019-09-03

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