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Secrétaire administratif(tive)

Musée Colby-Curtis
Stanstead
À plein temps

Principales fonctions

  • Effectuer diverses tâches de secrétariat et de support administratif afin d’apporter un soutien à la directrice dans l’exercice de ses fonctions.
  • Classifier et faire le suivi des documents et dossiers en lien avec les divers projets en cours sous la supervision de la directrice. En l’absence de la directrice, se charger du bon fonctionnement quotidien du musée.

Tâches administratives:

  • Établir et tenir à jour des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers et documents en fonction des divers champs d’activités de l’institution.
  • Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau électroniques du secrétariat : la mise à jour des logiciels; la sauvegarde des données.
  • Participer à la formation et à la supervision des stagiaires qui accueillent le public pour les visites du musée.
  • Accueillir les personnes ayant d’autres motifs que la visite du musée, déterminer leurs besoins et les diriger vers la personne appropriée : la directrice, l’archiviste ou un autre employé du musée.
  • Gérer les communications par téléphone, courriel et courrier postal.
  • Coordonner la circulation des renseignements à l’interne et auprès des services et organismes avec lesquels le musée est en relation. Répondre aux demandes de renseignements.
  • Se charger de faire la promotion du musée Colby-Curtis (ses activités, services et évènements) dans les médias : radio, journaux, sites internet touristiques municipaux et régionaux.
  • Rédiger divers documents à cette fin dans les deux langues officielles.
  • Assurer la rédaction de demandes de subventions annuelles auprès d’organismes régionaux et municipaux.
  • Assister la directrice avec diverses informations et données administratives lorsque celle-ci rédige des demandes de subvention auprès d’organismes provinciaux et fédéraux.
  • Rédaction et préparation des documents pour les réunions du conseil d’administration, tels que l’ordre du jour et l’agenda. Convocation d’assemblées et de réunions
  • S’occuper des réservations pour les visites de groupes et la location du solarium Accomplir diverses tâches administratives: compilation de données, rédaction de rapports de statistiques, effectuer des recherches pour la directrice, coordonner les horaires des employés.

Comptabilité :

  • Effectuer la comptabilité quotidienne de la SHS.
  • Afin d’assurer le suivi des comptes à payer, préparer tous les documents en lien avec les paies des employés : DAS, T4.
  • Être responsable des comptes clients, fournisseurs, journal des achats, journal des ventes, bilan, état des résultats, etc.
  • Effectuer des dépôts bancaires et paiements de factures.
  • Remettre des reçus de dons de charité.
  • Être responsable de la gestion de la caisse enregistreuse, Interac,/Visa.
  • Travailler en collaboration avec le comptable agréé engagé par le musée et le trésorier pour effectuer l’état financier.
  • Préparation et classification des documents nécessaires au comptable pour la production de l’état financier et du rapport annuel.

Description des compétences :

Qualifications / compétences:

  • Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative ou une expérience particulièrement pertinente.
  • Avoir au moins 3 ans d’expérience en comptabilité, de préférence avec un organisme à but non lucratif.
  • Être bilingue et maîtriser la rédaction de texte en français et en anglais. La rédaction de documents de communication devra se faire dans les deux langues.
  • Posséder une connaissance des logiciels Word, Excel et Simply Accounting, ainsi qu’une capacité d’apprentissage de logiciels de gestions administratifs.
  • Posséder de solides compétences organisationnelles et une capacité à mener plusieurs tâches de front.
  • Posséder une capacité à travailler en équipe ainsi que de travailler de façon autonome.
  • Posséder de la débrouillardise. Ponctualité, assiduité et sens de l’organisation.
  • Un minimum de quatre (2-3) années d’expérience pertinente.
  • Langues demandées : français et anglais
  • Autres langues ou précisions : maîtriser la rédaction de texte en français et en anglais

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