Secrétaire – Classe 1, Commissariat aux plaintes

Urgences santé https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2018/07/Urgences-sante.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Urgences santé
Saint-Léonard- Montréal
Les candidatures sont actuellement fermées.

Direction générale

  • Poste permanent à temps complet

Urgences-santé valorise et encourage le développement de ses employées et employés ainsi leurs candidatures seront traitées en priorité

Date du début de l’affichage : 13 avril 2022
Date de fin de l’affichage :
27 avril 2022

Urgences-santé en bref c’est presque 1700 employés, 1000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert 18 salles d’urgence, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence au Québec. De plus, nous sommes des leaders en recherche préhospitalière d’urgence avec une vingtaine d’études collaboratives en cours.

Libellé de la convention collective – Poste Secrétaire classe 1 :

Personne qui assiste un ou des gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance des méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions.

Sommaire de l’emploi

Personne qui assiste le commissaire et la conseillère dans leurs fonctions administratives et qui exerce toutes les tâches et responsabilités de secrétaire. Elle fournit elle-même la réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse de problèmes à caractère complexe. Elle traite et assure un suivi pour les nombreux appels téléphoniques, courriels et courriers postaux reçus au bureau, caractéristiques des milieux desservis. Elle gère les problèmes d’interface avec les Services de soutien technique et les communications à l’interne.

Tâches et responsabilités

  • Voir à l’organisation du travail du commissariat régional aux plaintes et à la qualité des services pour l’ouverture de dossiers et les suites à y donner;
  • Coordonner le travail et les activités de son supérieur immédiat, tenir à jour son agenda, fixer les rendez-vous et effectuer les suivis téléphoniques;
  • Recevoir les appels téléphoniques de son service ainsi que ceux de son supérieur et répondre à toute question relevant de ses compétences, prendre les messages et effectuer le suivi approprié, ou référer aux autres services concernés;
  • Dépouiller le courrier, analyser le contenu, effectuer la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires à l’ouverture d’un dossier de plainte ou de remerciements pour services reçus;
  • Rédiger ou reproduire sur traitement de texte des lettres, des rapports et documents à partir de notes ou d’idées maîtresses reliées à son service, les corriger au besoin et s’assurer de l’impression et de la diffusion correcte des documents produits;
  • Préparer ou rédiger la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires de l’ouverture d’une nouvelle plainte, de son cheminement jusqu’à sa fermeture en respectant les délais prévus et s’assurer que toute la documentation est complète et ajoutée au dossier;
  • Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Prérequis

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur;
  • Un minimum de trois (3) ans d’expérience de travail de bureau;
  • Connaissance significative du système préhospitalier d’urgence, ou expérience significative de secrétaire ou encore d’un service à la clientèle à haut débit;
  • Excellente maîtrise de la langue française (à l’oral et à l’écrit);
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Visio etc.);
  • Rapidité au clavier 40 mots/minute;
  • Habileté à rédiger de la correspondance à partir d’idées maîtresses;
  • Sens de l’organisation et de la minutie (multitâches);
  • Discernement et gestion des priorités;
  • Bon jugement et sens de la confidentialité;
  • Excellente approche client et entregent;
  • Autonomie et sens de la débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress;
  • Être reconnu pour son respect des valeurs organisationnelles.

Conditions de travail et rémunération :

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.

Rémunération : 20,39 $ à 27,80 $ selon l’expérience.

Note

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leurs candidatures. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

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