Secrétaire de direction

Urgences santé https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2018/07/Urgences-sante.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Urgences santé
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Poste permanent à temps complet
Date du début de l’affichage : 23 août 2021
Date de fin de l’affichage : 05 septembre 2021

Sommaire de l’emploi

Notre plus grande richesse chez Urgences-santé est notre capital humain. C’est pourquoi nous sommes soucieux d’offrir à nos employés et gestionnaires la possibilité de s’accomplir professionnellement au sein de notre organisation. Nous sommes à la recherche d’une secrétaire exécutive. La ou le candidat(e) recherché(e) se doit d’être engagé(e) et enthousiaste à contribuer à l’expansion de l’organisation, dans un contexte évolutif, impactant notre offre de service, ce qui engendre de nouvelles opportunités de carrière parmi nous.

Urgences-santé c’est 1500 employés dont 1000 paramédics, 115 répartiteurs médicaux d’urgence, 284 000 interventions et 373 000 appels par année, 1 centre de communication santé qui reçoit les appels 9-1-1, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général. Nous desservons 24 centres hospitaliers et 2,5 millions de citoyens sur les îles de Montréal et de Laval répartis sur 744 kilomètres carrés. Nous sommes la seule organisation publique de services préhospitaliers d’urgence au Québec et nous traitons plus de 40% de tous les appels d’urgence du Québec.

Tâches et responsabilités

Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines, le ou la titulaire du poste assiste le directeur et les gestionnaires de la direction dans les fonctions administratives et exerce les tâches de secrétaire de direction. Elle effectue l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome des responsabilités de contrôle qualitatif des travaux à caractère administratif, bureautique et de secrétariat. Elle collabore aux dossiers de sa direction en assurant les suivis requis par différents dossiers et projets et fournit réponse à certaines questions ou demande de renseignements de sa compétence.

Plus spécifiquement, mais sans s’y limiter, les principaux défis sont de :

  • Voir à l’organisation du travail général de secrétariat de sa direction;
  • Tenir à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixer ses rendez-vous et les lui rappeler;
  • Organiser les réunions de son supérieur immédiat, convoquer les participants, préparer les projets d’ordre du jour et les dossiers nécessaires;
  • Faire la vérification des présentations avant les rencontres et en assurer le cheminement aux personnes concernées;
  • Effectuer la transcription et la mise en forme de tout type de documents avec des logiciels tels que Word, Excel, PowerPoint et s’assurer de l’impression ou de la production des documents ainsi produits;
  • Collaborer à la gestion administrative de la direction en assistant son supérieur immédiat dans différents aspects des dossiers en cours; agir à titre de référence en recherchant ou fournissant des données requises, en répondant aux demandes d’informations, en référant les personnes au bon intervenant au besoin;
  • Effectuer divers suivis sur des dossiers ou projets tels que voir au respect des échéanciers prévus, coordonner différents aspects des dossiers ou faire les rappels requis aux personnes concernées;
  • Faire la planification des sujets et des dossiers de la direction à présenter aux comités de la Direction générale, en assurer le suivi en cycle de gestion, en respectant les échéanciers établis;
  • Répondre aux demandes d’accès à l’information concernant les employés, en collaboration avec le Responsable de l’accès à l’information d’Urgences-santé;
  • Extraire les données concernant le personnel à partir des systèmes informatiques (Logibec) et en faire la validation en vue de la production des indicateurs de la direction, du rapport annuel de gestion, des fiches administratives ou pour toute autre service de l’organisation qui en fait la demande;
  • Assister aux réunions et en dresser le procès-verbal au besoin;
  • Rédiger ou reproduire des lettres, des rapports et documents à partir de notes ou d’idées maîtresses reliées à sa direction, les corriger au besoin et s’assurer de l’impression et de la diffusion correcte des documents produits;
  • Supporter administrativement l’ensemble des gestionnaires de la direction;
  • Établir l’ordre de priorité des tâches, s’assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
  • Traiter le courrier de la direction, analyser le contenu et le transmettre à son supérieur immédiat ou aux gestionnaires et conseillers concernés avec les commentaires ou documents appropriés pour un suivi;
  • Effectuer la correspondance courante en faisant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires et s’assure de la transmission adéquate;
  • Fournir réponse à certaines questions relevant de sa compétence et préparer la synthèse des problèmes présentés et les soumettre à son supérieur immédiat;
  • Recevoir les appels téléphoniques de sa direction, fournir les renseignements usuels, prendre les messages et les transmettre;
  • Assurer un soutien technique aux employés de bureau de sa direction;
  • Accueillir les visiteurs et, au besoin, les référer aux services appropriés;
  • Maintenir à jour les dossiers et le classement;
  • Maintenir à jour les dossiers des cadres;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Prérequis

  • Diplôme d’études secondaires (DES) ou l’équivalent;
  • Formation en secrétariat;
  • Expérience minimale de cinq ans dans un poste administratif de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction;
  • Expérience préalable dans le réseau de la santé serait un atout;
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit, notamment une habileté à composer des textes à partir d’idées maîtresses et à rédiger des comptes rendus de réunion
  • Vitesse au clavier : 40 mots/min;
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365;
  • Entregent et diplomatie;
  • Sens poussé de l’éthique et de la confidentialité;
  • Capacité d’analyse, jugement et leadership;
  • Planification et coordination du travail;
  • Rigueur, autonomie et initiative;
  • Capacité d’anticipation;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Excellente approche client.

Conditions de travail et rémunération

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine.
  • Télétravail / mode hybride.
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire.
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année.
  • 20 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence.
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.

Rémunération : 42 461.48 $ à 50 844.19 $ selon l’expérience.

Note

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

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