Secrétaire de direction (poste régulier) – Bureau d’appui et d’innovation pédagogique

Polytechnique Montréal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2017/10/Polytechnique.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Polytechnique Montréal
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Référence de poste : 00001551
Débute le : 9 juin 2021
Expire le : 22 juin 2021Description

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l’excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée participe aux différentes opérations reliées au processus d’évaluation individuelle de l’enseignement, à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, elle fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis.

Principales responsabilités

  • Est responsable de plusieurs étapes du processus d’évaluation de l’enseignement, en vigueur à Polytechnique, réalisées sur le site Moodle d’évaluation de l’enseignement : gestion des évaluations, gestion des questionnaires et production des rapports;
  • Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi du budget du Bureau d’appui et d’innovation pédagogique et des Fonds d’innovation pédagogique distribués aux professeures et professeurs et maîtres d’enseignement de Polytechnique;
  • Est responsable de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur; règle certains problèmes relevant de sa compétence; à partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes intervenantes et intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes;
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant et en maintenant à jour l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa directrice et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements; accueille les visiteuses et visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires; oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa directrice;
  • Gère la boîte de courriel générale du service et prend connaissance du courrier; trie les courriels en fonction des priorités; prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables; répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes; note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers; organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires; assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage; tient à jour le système de clés; effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion; participe à la bonne marche de son service en effectuant certaines tâches pour l’ensemble de l’unité; prend des notes, saisit à l’ordinateur divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc.; effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire; signe des documents; utilise les logiciels en usage; tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que les ateliers, les sondages et les enquêtes, les colloques, les congrès, les voyages; utilise et s’assure de la bonne marche de divers appareils tels que les ordinateurs, le numériseur, le photocopieur, etc.;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques bureautiques ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

  • Trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtrise de différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet – 35 heures par semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton “POSTULER”.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 22 juin 2021, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

 

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