Secrétaire de direction (poste régulier) Polytechnique Montréal International

Polytechnique Montréal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2017/10/Polytechnique.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Polytechnique Montréal
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Nº00001566

Supérieur immédiat

Directeur de Polytechnique Montréal International (POINT)
Patrick Hyndman

Lieu de travail

Pavillon principal (Montréal, Québec)

Sommaire de la fonction

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l’excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, la personne recherchée participe aux opérations reliées aux activités de l’unité Polytechnique Montréal International (POINT). Elle assure un soutien au directeur dans l’accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l’organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. En l’absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

  • Assure le suivi des processus administratifs des opérations courantes du POINT, et participe au suivi budgétaire des différents dossiers en recensant les données et/ou en comptabilisant les dépenses mensuelles et annuelles, et en préparant les documents requis par les services internes (par exemple : bons de commande, demandes de paiement ou de remboursement, demandes de personnel) selon les échéanciers prescrits;
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur et des réunions du POINT. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle, organise les rencontres (préparation des agendas des rencontres, réservation de salles et de l’équipement audiovisuel requis, commande des repas le cas échéant) selon les priorités et s’assure que tous les documents requis sont prêts. Assure la prise de notes (compte rendu) lors des réunions. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous;
  • Assume les tâches de secrétariat, effectue la mise en page complexe de différents documents incluant des éléments graphiques (notamment pour des rapports et des propositions de service incluant tableaux, schémas, pagination, table des matières, etc.). Vérifie la qualité de présentation, l’orthographe et la grammaire tant en langue anglaise qu’en langue française. Rédige des projets de réponses, note les suites à donner et effectue méthodiquement les suivis des dossiers. Met régulièrement à jour différentes bases de données générées par le POINT ainsi que sa page Web;
  • Assure le suivi des communications de la boîte courriel de son supérieur. En ce qui concerne les communications reçues dans la boîte courriel du POINT, les réachemine aux personnes responsables au sein de l’unité ou de Polytechnique Montréal. Récupère le courrier, en fait le tri et le traite selon les priorités. A recours aux services externes de messagerie pour envoi à l’international, lorsque requis;
  • Collabore à la bonne organisation du POINT en sauvegardant et classant systématiquement l’information électronique, et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du POINT. Veille à l’archivage annuel des documents selon les normes de Polytechnique;
  • Participe à l’organisation des nombreux évènements de représentation du POINT, dont l’accueil de délégations étrangères, en effectuant les réservations des salles et équipements audiovisuel, en faisant les commandes de repas ou rafraîchissements (p. ex. : eau, café), et en préparant le matériel et les documents nécessaires, dans le respect des procédures et échéanciers en vigueur. S’assure de la mise en place de la salle de réunion et fait le suivi de tous les aspects logistiques avant et pendant l’évènement;
  • Participe à la préparation et au formatage des offres de services/propositions et requêtes de financement pour les projets internationaux de développement, en respectant les directives et échéanciers imposés par les différents bailleurs de fonds;
  • Appui dans la préparation et le suivi des déplacements locaux et internationaux des professeures et professeurs, expertes et experts et professionnelles et professionnels (conseillers) qui participent à des projets gérés par le POINT ou à des conférences, congrès, visites de partenaires, missions de développement stratégique (préparation des agendas et cahiers de mission ainsi que de la documentation à apporter, réservations de billets d’avion et d’hôtel, demandes d’avances, rapports de déplacements, demandes de paiements, etc.);
  • Est responsable de la logistique d’accueil des nouveaux membres du personnel du POINT (commande d’ordinateur, demandes d’accès informatiques, remise des clés, ajout sur les listes d’envoi, etc.). Peut-être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

  • Trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet – 35 heures par semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton “POSTULER”.

Date limite de soumission des candidatures : lundi 11 octobre 2021, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

 

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