Secrétaire de direction (poste subventionné) – Bureau de soutien à l’entrepreneuriat

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Location: Quebec Montreal CA

Polytechnique Montréal
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Référence de poste : 00001619

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l’excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.

Dans son plan stratégique POLY2023, Polytechnique Montréal s’engage à créer une culture entrepreneuriale forte portée par sa communauté. Dans ces objectif, l’équipe du bureau de soutien à l’entrepreneuriat a été récemment créée et s’agrandit. La personne titulaire du poste jouera une rôle clé en termes de support à cette nouvelle équipe.

La personne recherchée assiste sa supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
  • A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes personnes intervenantes, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes;
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous;
  • Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
  • Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu’affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
  • Dans les départements où il n’y a pas de commis aux dossiers étudiants ou lorsque la charge de travail de ce dernier l’exige, accomplit les tâches de celui-ci. À cette fin, effectue diverses activités liées à l’admission, l’inscription, au plan d’études et à l’aide financière;
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille la clientèle, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
  • Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe des documents;
  • Utilise les logiciels en usage au sein de Polytechnique et du Bureau de soutien à l’entrepreneuriat (ex : outil de gestion des relations clients). Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que ateliers, conférences, colloques, congrès, voyages, etc.;
  • Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur et télécopieur, etc.;
  • Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
  • Peut être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

  • Minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération
Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Durée et/ou horaire de travail
Temps complet – 35 heures par semaine.

Mise en candidature
Date limite de soumission des candidatures : vendredi 19 novembre 2021, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

 

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