Secrétaire d’école ou de centre

Location: Québec

Commission scolaire Central Québec
Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Commission scolaire anglophone Année scolaire 2018-2019 selon l’article 7-1.22 de la convention collective des employés de soutien

Lieu de travail : École primaire Saint-Vincent, Québec (QC)

Statut d’emploi : Remplacement Temporaire (100%)

Horaire :

  • Lundi : 8:00-12:00, 13:00-16:00
  • Mardi : 8:00-12:00, 13:00-16:00
  • Mercredi : 8:00-12:00, 13:00-16:00
  • Jeudi : 8:00-12:00, 13:00-16:00
  • Vendredi : 8:00-12:00, 13:00-16:00

Superviseur immédiat : Direction d’école

Entrée en fonction : 27 mai 2019

Fin d’emploi : Jusqu’au retour du titulaire du poste, au plus tard le 30 juin 2020

Échelle salariale : 20,98 à 24,22 $

Notre mission est de soutenir des communautés éducatives dynamiques dans nos écoles et dans notre centre, et ce, afin de permettre à tous nos élèves de recevoir la meilleure éducation possible, de favoriser leur épanouissement social et de les préparer à maximiser leur potentiel, ce qui les rendra aptes à devenir membres à part entière d’une société comme la nôtre, toujours en mouvement. Nous valorisons la transparence, le leadership et la coopération dans un environnement d’apprentissage chaleureux.

Nous offrons un bon équilibre travail et vie personnelle ainsi qu’un environnement de travail sain, misant sur la communication, l’entraide et la collaboration.

Si vous croyez, tout comme nous, qu’apprendre, c’est une démarche qui dure toute une vie, que dans la diversité se trouve la richesse, que chaque individu possède un potentiel ainsi que le droit de développer ce potentiel dans un environnement sécuritaire, humain et ouvert à tous, et le plus important, si vous croyez que l’élève doit toujours constituer la priorité, vous vous accomplirez avec nous.

Nature du travail :

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caractéristiques :

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

Scolarité et expérience

  • Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
  • Maîtrise de l’anglais et du français, capable de rédiger avec clarté dans les deux (2) langues.
  • Bonnes connaissances en informatique; principalement Word et Excel (PowerPoint et Simple Comptable seraient des atouts).
  • Aptitudes reconnues pour les relations interpersonnelles (la personne choisie devra travailler en collaboration avec les élèves, le personnel enseignant, les parents, le personnel de la commission scolaire, etc.)
  • Doit faire preuve de patience, de discrétion, de flexibilité, d’initiative et posséder un très bon sens de l’organisation.

Autres exigences

Certificat valide en premiers soins.

N.B. : Les candidat(e)s qui souhaitent être considéré(e)s pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word et Excel, en comptabilité ainsi qu’en capacité d’analyse et de résolution de problèmes.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature au plus tard le 30 mai 2019 à 16h30 en cliquant sur postuler.

 Mentionnez le numéro de l’affichage dans l’objet de votre courriel ainsi que sur votre CV. Un accusé de réception vous sera transmis par courriel.

Nous remercions tous les postulants de leur intérêt envers notre organisme. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Toutes les candidatures sont traitées de manière confidentielle. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité et nous invitons les femmes, les minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection et de sélection.

Le Service des Ressources humaines



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