Secrétaire d’unité administrative

Location: Westmount

Ville de Westmount
Westmount
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Catégorie : Col blanc
Statut : Permanent
Groupe de traitement : 7 – 24.38 $ à 32.50 $
Numéro de concours : 2019 – 2019 D
Unité administrative : Aménagement urbain

Nature de l’emploi

Le travail consiste à effectuer des tâches de secrétariat de nature variée afin d’apporter un soutien administratif.

Exemples de tâches à accomplir

  • Rédige de la correspondance d’ordre courant. Vérifie la correspondance à expédier et s’assure qu’elle ne contient pas d’erreur.
  • Exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
  • Maintien l’agenda de son supérieur, assiste à des réunions, prend note des délibérations et rédige des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.
  • Effectue diverses autres tâches de secrétariat et d’écritures simples; opère de l’équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).

Conditions d’admissibilité

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles, programme d’étude et secteur appropriés.

Expérience

Posséder deux (2) années d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

Autres exigences

Bilinguisme (français et anglais)

Habiletés ou aptitudes :

  • à faire preuve de tact et de courtoisie et à communiquer aisément;
  • à percevoir des détails, à relever des erreurs dans les textes à transcrire des données avec précision.
  • à effectuer diverses tâches simultanément;
  • à faire preuve de flexibilité et d’adaptation.
Évaluation
Examen écrit éliminatoire

Note de passage : 70%

Entrevue

Note de passage : 70%

Bilinguisme à l’écrit – 

français et anglais

Bilinguisme à l’oral – français et anglaisSens de la méthode et gestion de temps
Capacité à organiser et prioriser de l’informationSens du service à la clientèleAutonomie et initiative
Connaissance du domaine de l’emploiSouplesse interpersonnelleCapacité à résoudre des problèmes

 

Inscription

Déposez votre candidature dans la section carrière du site Web de la ville de Westmount accompagnée de tout document attestant que les conditions d’admissibilité sont respectées. Les demandes reçues après la période d’inscription ne seront pas considérées.

OU envoyez un courriel accompagné de votre curriculum vitae en cliquant sur postuler.

Date limite d’inscription: 22 novembre 2019

Date de l’affichage : Du 11 au 22 novembre 2019

La Ville de Westmount souscrit aux principes d’égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapés à soumettre leur candidature.

 

(ENGLISH VERSION)

Category: White collar
Status: Permanent
Salary scale: 7 – $24.38 to $32.50
Competition #: 2019 – 2019 D
Department: Urban Plan 

Purpose of position

The job consists of performing a variety of secretarial tasks and providing administrative assistance.

Examples of tasks accomplished

  • Writes correspondence of a general nature. Checks correspondence to be sent out to ensure that there are no errors.
  • Follows up on the advancement of documents and deadlines; reminds persons concerned when necessary.
  • Maintains his/her superior’s agenda. Attends meetings, takes notes of the deliberations and writes reports or drafts minutes.
  • Carries out other office duties; operates the usual office equipment (photocopier, fax machine, calculator, etc.)

Qualifications 

Education

DEP in appropriate field or equivalent

Experience

2 years of experience in a similar position

Other qualifications:

Bilingualism (English and French);

Skills and aptitudes:

  • to be tactful and courteous and to communicate with ease;
  • to note details, pick up errors in texts and to transcribe data with accuracy;
  • to perform various tasks simultaneously;
  • to be flexible and adaptable.
Evaluation
Eliminatory Written Test

Passing Mark : 70%

Interview

Passing Mark : 70%

Written bilingualism – 

French and English

Oral Bilingualism – French and EnglishMethodical and

time management skills

Ability to organize and prioritize informationCustomer Service SkillsAutonomy and Initiative
Knowledge of the field in questionFlexibility / AdaptabilityProblem Solving Skills

 

Application

Apply in the career section of the City of Westmount’s Website with all supporting documentation.  Send your application by email or internal mail to the coordinates mentioned below. No application form received after the deadline will be considered.

OR SEND AN EMAIL ACCOMPANIED BY YOUR RÉSUMÉ BY SELECTING APPLY .

Deadline for application: November 22, 2019

Duration of posting:  From November 11 to November 22, 2019

The City of Westmount subscribes to the principles of equal access to employment, and therefore invites women, aboriginal people, members of visible and ethnic minorities and handicapped person to submit their candidacy.



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