Secrétaire

Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/03/SCFP-SI.jpg

Location: Quebec CA

Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP)
Québec
À plein temps

On invite les personnes intéressées à poser leur candidature au poste de secrétaire permanent pour travailler à partir de notre bureau de Québec. Les personnes intéressées devront posséder une connaissance approfondie de la langue française.

De plus, nous sommes à la recherche, de préférence, d’une personne qui a des connaissances ou de l’expérience au niveau :

  • Des procédures juridiques en droit du travail;
  • De la gestion d’un rôle (calendrier des audiences);
  • Du travail d’équipe.

Description de tâches

Les candidates ou candidats devraient posséder une très bonne connaissance du travail général de bureau et être en mesure d’accomplir, avec précision et un minimum de surveillance, les fonctions suivantes, entre autres :

  • Préparer, rédiger, saisir le texte, réviser et traiter des documents jusqu’à leur forme finale et, au besoin, en faire traduire certains, dont : de la correspondance, des rapports, des conventions collectives, des propositions, des présentations, des communiqués de presse, des formulaires et d’autres documents, en temps opportun. Amorcer le processus de suivi, au besoin;
  • Recevoir, traiter et distribuer le courrier et les courriels entrants; examiner la correspondance et la transmettre aux personnes appropriées, la numériser et la transmettre, si nécessaire; amorcer la réponse au moment opportun; traiter le courrier sortant et les livraisons par messagerie conformément aux conditions relatives à l’expédition;
  • Recevoir, filtrer et diriger les appels, répondre aux demandes de renseignements généraux et donner de l’information générale aux membres du personnel et aux sections locales;
  • Fournir de l’aide de relève à d’autres membres du personnel, au besoin;
  • Effectuer les tâches de réceptionniste, notamment répondre aux demandes par téléphone ou les diriger aux membres du personnel appropriés; recevoir et accueillir les visiteurs; respecter les procédures de sécurité, diriger les visiteurs vers les personnes membres du personnel appropriées ou le lieu adéquat; ouvrir et fermer le standard téléphonique et former d’autres membres du personnel à effectuer ces tâches, au besoin;
  • Coordonner des conférences, des ateliers, des réunions et des rendez-vous, ce qui peut inclure l’inscription des participantes et participants, au besoin; assister aux réunions et aux conférences et rédiger les procès-verbaux, au besoin; photocopier et assembler le matériel et les documents;
  • Maintenir des systèmes de classement précis (électroniques et papier), y compris l’archivage et la disposition, au besoin; maintenir en ordre et à jour les documents de référence pour les bibliothèques, les dossiers, les listes d’envoi et les contacts;
  • Créer ou maintenir, mettre à jour, effectuer des recherches, extraire de l’information et produire des rapports à partir de diverses bases de données, au besoin;
  • Recevoir, vérifier et traiter les factures pour paiement et soumettre une autorisation de chèque, au besoin;
  • Fournir de l’aide de relève à d’autres membres du personnel, au besoin;
  • Effectuer d’autres tâches connexes qui peuvent lui être assignées.

Compétences requises

  • Diplôme d’études en secrétariat ou en bureautique;
  • Diplôme d’études en secrétariat juridique un atout;
  • Deux ans d’expérience de travail pertinent;
  • Parler et écrire à un niveau supérieur à la moyenne en français;
  • Travailler avec un haut degré de précision;
  • Utiliser la suite Microsoft Office avancée et apprendre de nouveaux logiciels;
  • Utiliser un clavier ou saisir du texte à un rythme de 50 mots par minute;
  • Travailler avec un minimum de supervision;
  • Communiquer de manière efficace, respectueuse et coopérative avec le public, tous les membres du personnel, les membres, les sous-traitants, etc.;
  • Respecter les échéances et établir les priorités tout en travaillant dans un environnement où la pression est forte;

Classe salariale

Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

Toute personne intéressée à soumettre sa candidature est invitée à faire parvenir son curriculum vitae à l’attention de Brigitte Denis, via le formulaire de Secrétaire inc.

Veuillez noter que seuls les candidats correspondant au profil recherché seront contactés.

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