Secrétaire juridique

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Location: Quebec Montreal CA

Office municipal d’habitation de Montréal
Montréal
Temporaire
Les candidatures sont actuellement fermées.

Secrétaire juridique
(Durée : 12 mois avec possibilité de prolongation)
Salaire annuel de 45 962 $ à 54 070$

Être secrétaire chez nous, c’est faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de monter les échelons et bâtir une carrière. Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre sens de l’organisation et de la planification? Vous aimez relever les défis? L’Office municipal d’habitation de Montréal est à la recherche de vos talents!

Qui sommes-nous?

Présent dans le paysage montréalais depuis plus de 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif qui gère près de 23000 logements HLM et abordables, 14000 subventions du programme Supplément au loyer ainsi qu’un réseau de 10 résidences ENHARMONIE, dont la 11e est en construction. L’OMHM gère un parc immobilier de 838 bâtiments, 2557 adresses, d’une valeur de 3,3 milliards de dollars. C’est aussi travailler pour une entreprise où l’humain est au cœur des décisions. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous : https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/services-generaux

Sommaire de l’emploi

Le rôle principal du titulaire consiste à assister ses supérieurs (avocats) dans la gestion des activités du secrétariat général, soit notamment la planification, l’organisation, la préparation et le suivi des séances du conseil d’administration, l’émission des documents officiels et la rédaction de correspondances. Il participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité administrative et suggère des méthodes de fonctionnement, effectue les travaux de secrétariat général et plus particulièrement, de nature juridique. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’unité administrative.

Vos principales fonctions :

  • Rédige et soutient directement le personnel dans la rédaction et la préparation de leurs recommandations au Conseil d’administration;
  • Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du Conseil d’administration; en rédige les avis de convocation et les procès-verbaux;
  • Agit comme intervenant de première ligne pour les demandes d’accès à l’information; reçoit et analyse les demandes et tient à jour le Registre des demandes d’accès requis par la Commission d’accès à l’information;
  • Effectue des recherches et analyse des documents en matière d’actes de propriété, de servitudes et des documents relatifs aux immeubles.
  • Assiste son supérieur immédiat dans l’ensemble de ses fonctions;
  • Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers légaux selon les normes et exigences légales en sus des aspects administratifs des dossiers;
  • Prépare, dactylographie, met en forme, rédige et produit la correspondance ainsi que les documents de nature juridique à partir de textes manuscrits, sténographiés ou enregistrés au dictaphone tels que des actes de procédure civile ainsi que divers documents pour les tribunaux de droit commun et les tribunaux administratifs. Assure le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires;
  • Effectue la révision finale des documents et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de la conformité aux procédures juridiques, de l’absence d’erreurs grammaticales, d’orthographe ou autre;
  • Gère au quotidien et respecte rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédure civile et en assure le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.  Tient à jour divers rapports, listes, registres, rôles d’audition et manuels de droit;
  • Tient à jour l’agenda des professionnels desservis, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées;
  • Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel;
  • Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs;
  • Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des   réquisitions et budgets, et s’assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes;
  • Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau;
  • Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative;
  • Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l’esprit des discussions et des décisions intervenues;
  • Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Profil de qualification

Formation : DEP en secrétariat juridique et trois (3) années d’expérience à un poste de secrétaire juridique

* Des équivalences de formation et expériences sont reconnues

Compétences requises

  • Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l’anglais parlé et écrit;
  • Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;
  • Sens de l’organisation et de la planification; 
  • Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro);
  • Bonne connaissance des méthodes, techniques et principes de communication, d’animation de groupe et de résolution de problèmes, ainsi que du rôle des divers intervenants sociaux;
  • Une expérience en droit corporatif serait un atout.

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’omhm! nous offrons :

  • Excellent environnement de travail;
  • Accrédité conciliation travail-famille;
  • Avantages sociaux concurrentiels : un régime de retraite à prestation déterminée, horaires flexibles, quatre semaines de vacances*, congés personnels et mobiles, assurances collectives;
  • Possibilités d’horaires variables (9 jours sur 10);
  • Programme de formation et développement;
  • Programme d’aide aux employés;
  • Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;
  • Du plaisir et des défis.

Lieu de travail : 415, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1H8

Si un travail d’impact et un rôle clé qui permet de faire une différence au quotidien vous intéresse, postulez avant le 25 octobre 2021 en cliquant sur postuler!

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Service des ressources humaines



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