Secrétaire-réceptionniste

Québec numérique https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/03/Québec-numérique-EJ.jpg

Location: Quebec CA

Québec numérique
Québec
À plein temps

Type de contrat : Temps plein – 35 h / semaine

Durée : 1 an, renouvelable à chaque année

Salaire : À discuter

Lieu : ville de Québec, Nouvo St-Roch

Expérience pertinente : 1 année

Description

Québec numérique est un organisme à but non lucratif oeuvrant dans l’événementiel, le virage numérique et la formation pour et par la communauté numérique de Québec. L’ouverture de notre campus de formation en informatique, 42 Québec, ainsi que nos divers projets en cours ont désormais besoin d’une perle rare qui saura accueillir nos étudiants et visiteurs et répondre à leurs nombreuses questions.

Sous la responsabilité de la directrice des opérations, la/le secrétaire-réceptionniste sera responsable de l’accueil aux bureaux de Québec numérique et de notre campus de formation en informatique, 42 Québec, en plus d’effectuer diverses tâches administratives pour l’ensemble de l’organisation.

L’organisation n’a plus de secret pour toi, tu aimes les tâches variées et tu as à cœur d’offrir une expérience client remarquable. Tu es la perle rare que nous recherchons!

Tâches et responsabilités

  • Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau;
  • Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques et les courriels entrants;
  • Fournir des informations en personne, par téléphone et par courriel;
  • Recevoir, trier et distribuer les envois / faire les envois postaux;
  • Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via la réception (journal de bord, émission de badges visiteurs);
  • Commander des fournitures et tenir un inventaire des stocks;
  • Veiller à la bonne marche de la salle à manger (machine à café, casiers, etc.);
  • Préparer des réunions (ordres du jour, documents préparatoires au besoin);
  • Mettre à jour des calendriers et planifier des rencontres;
  • Assister aux réunions du CA et en faire les procès-verbaux;
  • Tenir des dossiers, mettre à jour des dépenses de bureau et des coûts;
  • Effectuer diverses tâches de classement, de photocopies, etc.
  • Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.

Exigences

  • Diplôme en secrétariat ou expérience équivalente;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office;
  • Français impeccable, à l’oral comme à l’écrit;
  • Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches;
  • Sens du service à la clientèle;
  • Capacité d’être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent.

Atouts

  • Connaissance des outils collaboratifs (Slack, Trello, Google drive, etc.);

Nos avantages

  • Travailler avec une équipe dynamique, inclusive et sincèrement sympathique;
  • Programme d’assurances collectives complet après 3 mois;
  • Stationnement ou autobus payé;
  • Allocation pour cellulaire;
  • 3 semaines de vacances dès le départ, et une semaine supplémentaire entre Noël et le jour de l’An!

Québec numérique est un organisme à but non lucratif qui est en pleine expansion. Nous cherchons à aller plus loin dans notre offre de service et laisser davantage transparaître notre professionnalisme et notre dévouement dans chaque projet que nous entreprenons. Si tu as cette passion en toi, que tu as le goût de te développer professionnellement et personnellement, et que tu crois que ce poste est fait pour toi, on serait des plus heureux d’accueillir ta candidature.

Soumettez votre candidature, avant le 9 avril 2021, en visitant la section Carrières de notre site web ou en cliquant sur POSTULER.

Pour toutes questions, vous pouvez communiquer avec Myriam Simard, responsable des ressources humaines.

 

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