Secrétaire-réceptionniste

Référence : CNP 1415 – Réceptionnistes 

Poste du supérieur immédiat : Adjointe administrative /Directeur général 

Nombre de personnes supervisées : Date de rédaction :  

Sommaire du poste 

Raison d’être de l’emploi: Assurer une bonne expérience client afin de fidéliser la clientèle  pour soutenir la croissance de l’entreprise. 

Êtes-vous prêt à contribuer au mieux-être de notre société, une personne à la fois? Sous la  supervision du Directeur général et en étroite collaboration avec l’Adjointe à la direction  responsable du service à la clientèle, vous serez appelé à assurer une bonne expérience client  à chaque visiteur de la clinique. Développez vos connaissances sur les médecines alternatives  et complémentaires aux côtés de praticiens hautement qualifiés afin de mieux répondre aux  interrogations de la population. La confiance, la rigueur, la transparence, la collaboration et  l’autonomie sont les valeurs qui nous animent. À la Clinique d’ostéopathie de Laval, nous  nous engageons à améliorer les standards en matière de soins alternatifs et complémentaires  au bénéfice de la population. 

Le titulaire de ce poste accueille, dirige et oriente les personnes qui se présentent à la clinique  pour un rendez-vous, de l’information ou une visite des lieux. Il répond au téléphone, fournit  les renseignements généraux, achemine les messages et fixe les rendez-vous à l’aide du  système informatiser. Le titulaire du poste accepte et consigne les paiements reçus en  échange des services dispensés.

Tâches principales associées au poste

Service client (100%) 

• Accueillir les personnes se présentant à la clinique 
• Diriger/ orienter les visiteurs vers la salle de repos 
• Veiller au confort des personnes occupant la salle de repos 
• Répondre au téléphone, acheminer les messages et effectuer des retours  d’appels 
• Fixer les rendez-vous à l’aide du système informatiser 
• Préparer les dossiers pour les rendez-vous inscrits à l’horaire 
• Aider les nouveaux visiteurs à remplir les formulaires appropriés 
• Identifier et enregistrer les nouveaux dossiers dans le système informatiser
• Émettre les reçus d’assurance appropriés aux patients 
• Accepter et consigner les paiements reçus en échange des services dispensés
• Enregistrer les transactions sur une caisse enregistreuse 
• Effectuer le décompte de la caisse à la fin des heures travaillées 
• Fournir des renseignements généraux en personne, par téléphone ou courriel
• Indiquer la personne ou le service approprié 
• Rédiger des correspondances à l’attention de professionnels de la santé, de  compagnies d’assurances, fournisseurs, etc 
• Tenir à jour divers registres courants 

2. Tâches secondaires associées au poste

• Effectue différents travaux de bureau : envoie par télécopieur, photocopies  de documents, classement de dossier, etc 
• Effectuer la lessive de la literie et des serviettes utilisées pour les services
• Exécute toute autre tâche connexe nécessitée par ses fonctions ou demandée  par le supérieur immédiat

3. Exigences du poste

Scolarité :

• DEP Secrétariat (DEP 5212 ou 5237) – ASP Secrétariat médical (DEP 5227), un atout 

Expérience :

• Plus de 4 ans dans un poste de secrétariat, de réception ou de  soutien administratif. 
• Expérience dans le secteur de la santé, un atout. 

Apprentissage :

Le temps d’apprentissage est d’environ 10 jours Compétences particulières : 

• Maîtrise de la suite Office (principalement Word et Excel)
• Excellent français écrit et parlé; Anglais opérationnel (B1) 

Appareils utilisés :

• Ordinateur 
• Caisse enregistreuse 
• Terminal de paiement par cartes 
• Imprimante/ numériseurs 
• Téléphone 

Environnement de travail : Le travail est effectué à l’intérieur dans un environnement dont  la température ambiante est normale et contrôlée. 

Comportements attendus :

• Méthodique et organisé 
• Souci pour le détail 
• Dynamique 
• Esprit d’équipe 
• Entregent 
• Courtoisie 
• Diplomatie 
• Empathique 
• Orientation client 

Responsabilités : 

• Légales : Aucune 
• Financières : Caisse enregistreuse : 200$ + recettes du quart travaillé 
• Petite caisse : 200$ (approbation requise avant de dépenser) 
• Supervision de personnel : Aucune 

Efforts : 

• Concentration : Modéré-Élevé, doit réaliser plusieurs tâches simultanément. Stress : Faible-Modéré 
• Physiques : Peu d’efforts physiques; risques d’accident très faibles. 
  • Vision rapprochée : fonctions exécutées à proximité 
  • Communication verbale régulière 
  • Position de travail assise et debout 
  • Coordination des membres supérieurs : utilisation d’un clavier, téléphone, prise de note simultanément 
  • Usage de la force limitée : au plus 5kg

Pour postuler 

Veuillez transmettre une lettre de présentation accompagnée de votre curriculum vitae via le formulaire de Secrétaire-inc à l’attention de Robert Brissette. 

Des références de vos emplois précédents pourraient être demandées.  

Seules les candidatures retenues seront contactées. 

Merci de votre intérêt pour ce poste et au plaisir de vous rencontrer prochainement!