Secrétaire réceptionniste bilingue

Confidentiel

Location: Quebec Montreal CA

Montréal
À plein temps

Notre étude, un cabinet boutique en droit des affaires en pleine croissance qui se passionne pour son équipe et ses clients, s’engage à fournir un service juridique de haute qualité aux entreprises intermédiaires, répondant aux besoins et aux attentes de chaque client. Située dans des bureaux récemment rénovés du Vieux-Port de Montréal, notre étude est composée d’une équipe jeune et dynamique.

Nous cherchons actuellement à embaucher un(e) secrétaire réceptionniste bilingue qui sera chargé(e) de fournir un service à la clientèle efficace et courtois aux clients internes et externes, ainsi que d’aider la directrice générale et la directrice des ressources humaines dans leur travail administratif.

Relevant de la directrice générale et de la directrice des ressources humaines, le/la candidat(e) retenu(e) sera motivé(e), efficace, aura le souci du détail, sera organisé(e) et il/elle devra avoir une forte volonté d’apprendre ainsi que la capacité de jongler avec une variété de tâches dans un cadre rapide et un environnement stimulant.

À tire de réceptionniste, vos responsabilités sont les suivantes :

  • Accueillir les visiteurs de façon professionnelle et courtoise;
  • Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques;
  • Répondre aux courriels reçus à l’adresse de courriel générale du bureau;
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier et/ou les colis quotidiens;
  • Utiliser les services d’expédition pour assurer la livraison et le suivi des colis et de la correspondance;
  • S’assurer que l’aire de réception soit impeccable en tout temps;
  • Gérer les réservations des salles de conférence.

À titre de secrétaire, vos responsabilités sont les suivantes :

Les responsabilités administratives générales assignées par la directrice générale et son intermédiaire  ainsi que la directrice des ressources humaines, y compris :

  • Rédiger, classer et gérer les courriels et la correspondance, ouvrir les dossiers conformément au protocole du cabinet, imprimer et classer, archiver, filtrer, répondre et rediriger les appels entrants, effectuer des tâches administratives;
  • Gérer les calendriers, mettre à jour et tenir à jour les listes de contacts, et coordonner et fixer les rendez-vous;
  • Participer à des projets spéciaux et à d’autres tâches administratives.

Qualifications

  • Un minimum de trois ans d’expérience dans un poste semblable;
  • Très organisé(e) avec la capacité d’exécuter plusieurs tâches;
  • Capacité à gérer les priorités;
  • Débrouillardise et proactivité lorsque des problèmes surviennent;
  • Capacité de travailler sous pression;
  • Excellentes qualités relationnelles;
  • Sens aigu du service à la clientèle.

Nous vous remercions de votre intérêt et espérons vous rencontrer bientôt.

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