Secrétaire de direction

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Location: Quebec Trois-Rivières CA

Université du Québec à Trois-Rivières
Trois-Rivières, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Secrétaire de direction
Poste régulier à temps complet – Concours no 3318-A
Service des relations de travail
Campus de Trois-Rivières
Pavillon Pierre-Boucher

Description détaillée des tâches du poste (à titre indicatif)

Cette personne assure un soutien à son supérieur dans l’accomplissement de son mandat, ainsi qu’à son unité administrative. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, financières et matérielles et participe à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et en assure le bon fonctionnement.

Plus particulièrement, cette personne assiste le directeur du Service des relations de travail dans le cadre de ses différents mandats, dont le suivi et la tenue des dossiers de relations de travail impliquant les syndicats, dossiers d’arbitrage de griefs et dossiers portés devant le Tribunal administratif du travail. Assure le lien entre les différents intervenants (officiers syndicaux, procureurs, arbitres de griefs, etc.). Rédige des projets de correspondance destinés à ces divers intervenants. Tient à jour le registre des griefs. Assure le suivi des demandes de libération syndicales. Rédige ou révise des projets de lettres d’ententes.

Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et règlements en vigueur ainsi que sur des questions relatives à son secteur de travail. Participe à diverses opérations relatives à son secteur de travail. À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements et procédures en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés. Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée. Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réorganiser l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus en s’assurant de la présence de son supérieur à ces différents rendez-vous. Peut également prendre en charge l’agenda d’un ou de plusieurs professionnels. Reçoit, filtre et effectue des appels téléphoniques, note les messages et les transmet, filtre et dirige les courriels aux personnes concernées. Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur ou d’autres personnes de son secteur en transmettant les informations aux personnes concernées afin d’en assurer la réalisation. Collabore au bon fonctionnement de son unité en organisant et colligeant l’information nécessaire à la production de divers documents, tels que lettres, statistiques, listes, rapports, etc. Produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, examens, plans ou notes de cours, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en vérifie l’orthographe et la grammaire, les numérise ou les photocopie, si nécessaire. Rédige la correspondance relative à son travail, les projets de réponses et autres documents. Signe certains documents. Effectue la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Tient à jour certains aspects de la comptabilité de l’unité tels que budgets initial et révisé, budget d’investissement, bons de livraisons et de commandes, facturation, etc. Effectue, sur demande, un rapport des états de compte et la comparaison des écritures comptables avec les pièces justificatives, en relève les erreurs et avise le personnel concerné. Prépare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que réquisitions de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, congés, absences. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Exécute et assure le suivi d’opérations administratives telles que réquisitions et réservations de matériels, de locaux et de services, prise d’inventaire, etc. Participe à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales tels que réunions de secteur, colloques, congrès, expositions, cliniques, etc. Rédige l’ordre du jour des réunions, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes. Effectue le classement de documents et applique la procédure d’archivage. Contribue à l’élaboration et à l’implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations. Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités. Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, télécopieur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis. Peut accomplir les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

Exigences :

  • Scolarité :     diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
  • Expérience :   deux années d’expérience pertinente
  • Autres :  connaissances reliées à la bureautique*. Connaissances reliées au domaine des relations de travail. Excellente connaissance du français écrit et parlé.

*Cette exigence ne peut servir de critère d’élimination de candidatures de salariés permanents.

Traitement :

  • Groupe – soutien administratif :  niveau 2
  • Horaire :     du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h – 35 heures/semaine, 52 semaines/année
  • Salaire :      de 45 671 $ à 57 079 $/annuel

Toute candidature sera traitée confidentiellement.

Veuillez faire parvenir votre candidature avant 17 h, le 27 mai 2021.

Seules les candidatures soumises sur le site des offres d’emploi de l’UQTR seront considérées.

Consultez notre site web pour les descriptions complètes et les détails de postulation.

À propos de nous :

L’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) est une jeune université à dimension humaine solidement implantée dans son milieu et résolument branchée sur le monde scientifique. Avec plus de 280 programmes, dont certains exclusifs au Québec et au Canada, l’UQTR se démarque grâce au dynamisme de sa communauté et à l’expertise de son corps professoral.

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité et nous encourageons les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. L’utilisation du masculin dans le texte, conforme à l’usage, ne vise que son allègement stylistique.

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