Secrétaire de relève

Location: Vieux-Montréal, Ville-Marie, Montréal, QC

Barreau du Québec
Vieux-Montréal, Ville-Marie, Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Le Barreau du Québec cherche à combler un poste à temps plein permanent syndiqué de secrétaire de relève au Bureau du syndic.

Description sommaire :

Le secrétaire de relève au Bureau du syndic effectue les tâches de secrétariat et de suivi de dossiers correspondant au poste qu’il remplace pour les avocats y travaillant.  Il apporte également un support en cas de surplus de travail.

Principales responsabilités :

Pour les avocats avec lesquels il effectue la relève :

  • Reçoit les appels téléphoniques, y compris les appels des membres de la ligne Info-Déonto, les filtre, transmet les appels, note les messages et reçoit les plaignants qui se présentent à la réception;
  • Tient l’agenda pour les avocats;
  • Effectue la transcription électronique de divers documents ou correspondances;
  • Ouvre les dossiers, en effectue le classement et la mise à jour, voit à leur épuration et procède à leur fermeture;
  • Révise mensuellement tous les dossiers, effectue les rappels et s’assure de leur épuration;
  • Effectue la saisie au système informatique des informations et données concernant les différents dossiers sur les avocats;
  • Contacte les intervenants (avocats et plaignants) au dossier pour leur transmettre des informations de l’avocat et pour prendre des rendez-vous;
  • Collige les données et produit un rapport statistique mensuel sur les activités de l’avocat ou des avocats de qui il relève selon les politiques établies;
  • Effectue des photocopies pour les dossiers;

Tâche spécifique lors des remplacements pour les syndics adjoints

  • Assure les suivis des témoins appelés à comparaître devant les comités de discipline;

Tâches spécifiques lors des remplacements pour les avocates à la conciliation

  • Donne l’avis verbal de conciliation, confirme par écrit la conciliation tant auprès de l’avocat que du client, ferme les dossiers de conciliation, lorsque complétés;

Autres tâches

  • Assure les tâches de secrétariat associées aux comités relevant du syndic;
  • S’assure de transférer les informations sur le traitement des dossiers aux personnes concernées selon les politiques établies;
  • Fait partie de l’équipe Info-Déonto et prend les appels des membres selon la procédure établie;
  • Lorsque requis, apporte un soutien à la préparation des dossiers de révision et des rapports d’arbitrage pour acheminement au Service des greffes;
  • En cas de besoin, effectue une partie ou la totalité des tâches du commis de service ou du commis à la numérisation;
  • Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

Qualifications requises :

Formation:

Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent (spécialisation juridique un atout)

Expérience:

Deux (2) années d’expérience pertinente (expérience juridique un atout)

Connaissances et habiletés :

  • Polyvalence
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
  • Savoir gérer son temps et les priorités
  • Maîtriser la communication interpersonnelle
  • Être orienté vers le client
  • Rigueur et minutie
  • Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office

Horaire de travail : 33h45 / semaine

Lieu de travail : Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste : Le plus tôt possible

Veuillez soumettre votre candidature, au plus tard le 16 mars 2019, à

Danielle Simony, aux Ressources humaines à l’adresse suivante (Concours AS-71):

Étiqueté sous : service à la clientèle, transcription électronique, suivis de dossiers



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