Adjoint(e) de direction

Location: Ville de Québec, QC

EgR Inc.
Ville de Québec, QC
À plein temps

Notre cabinet localisé à la ville de Québec est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction afin de supporter son Directeur Principal dans la gestion quotidienne de ses activités d’affaires ainsi que de supporter les membres de son équipe de gestionnaires.

Principales responsabilités :

Tâches liées au support du Directeur Principal (DP):

  • Coordonner l’agenda du directeur principal (DP);
  • Répondre aux appels du DP lorsqu’il est non-disponible;
  • Supporter le DP dans l’analyse et la préparation budgétaire;
  • Préparer la liste de signalements du DP;
  • Organiser la logistique et préparer les appels du DP suivants les renouvellements;
  • Organiser les rencontres du DP avec les membres du comité stratégique;
  • Gérer et consolider la liste des clients potentiels;
  • Préparer des présentations power point pour les rencontres trimestrielles du bureau;

Tâches liées à la logistique du bureau :

  • Gérer proactivement la logistique administrative du bureau (vacances, comptes de dépenses, événements spéciaux, 5 à 7, etc.);
  • Assurer support dans la gestion des arrivées de nouveaux employés (coordonner les horaires, rencontres, rdv, faire le pont avec établissements scolaires, préparer cartables, coordination postes de travail, etc.) et des départs (nettoyer poste, récupération du matériel et puce accès, etc.)
  • Gestion des recevables : assurer le suivi des recevables auprès des gestionnaires de comptes et faire le lien avec directeurs commerciaux pour cas plus sensibles ou problèmes récurrents;
    Réassignation de volume dans la base Sigxp lors de mouvement de personnel;
  • Produire des listes, tableaux ou rapports divers sur demande;
  • Préparer / coordonner les ordres du jour pour réunions internes diverses (rencontres mensuelles de directeurs, rencontres bimensuelles des gestionnaires de comptes, rencontre RH, etc.);
  • Supporter l’équipe de direction dans la gestion des agendas (événements intra-bureau, avec assureurs, avec clients, évènements caritatifs, rencontres ponctuelles avec collègues, etc.);
  • Effectuer la gestion des comptes de dépenses;
  • Effectuer la gestion des tableaux de commandites;
  • Rédiger des lettres, mémos ou toutes autres communications;
  • Monter les cartables, pochettes et autres documents de présentation aux clients;
  • Préparation de rapports pour directeurs (à partir des données brutes tirées de nos systèmes, i.e. production, nouvelles affaires, etc.
  • Émission des listes de renouvellement et distribution;
  • Gestion des listes et codes d’accès ( Portail ) des employés pour chacun des assureurs afin de tenir à jour la liste, aviser les assureurs des départs et des arrivées.

Compétences recherchées  :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme professionnel en bureautique ou administration;
  • Maitrise avancée des outils de la Suite Office (Word, Excel et PPT);
  • Posséder un minimum de 3 années d’expérience dans un rôle similaire;
  • Expérience dans une entreprise de service;
  • Excellent français à l’écrit et à l’oral;
  • Capacité fonctionnelle de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Discrétion et professionnalisme;
  • Offrir un service à la clientèle exceptionnel;
  • Fiabilité, ponctualité et flexibilité.

Le défi vous intéresse et vous possédez les compétences recherchées? Pour postuler:

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à l’attention des ressources humaines en cliquant sur postuler.

EgR tient à vous remercier pour votre intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Les candidatures seront traitées confidentiellement.

 

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