Adjoint(e) administratif(ive)

Sommaire du poste

FONCTIONS :

Sous lautorité de la direction générale, ladjoint(e) administratif(ive) sera responsable du service à la clientèle, de recevoir et dacheminer les appels téléphoniques, d’accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et deffectuer des tâches administratives et financières visant à contribuer à la gestion des activités de la direction.

RESPONSABILITÉS :

Dès le début de son quart de travail, prendre connaissance du Tableau de bord – Passage dinformations administratives.

Ses responsabilités touchent quatre volets principaux :

Service à la clientèle :

• Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités;
• En labsence ou en support dune réceptionniste, elle accueille et dirige les résidents, les visiteurs et les livreurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service;
• Enregistre les sorties et entrées des résidents, des visiteurs et des livreurs afin den assurer le suivi;
• Communique par lentremise du réseau de communication, les informations dintérêt général (ex. repas, activités);
• En labsence ou en support du(de la) conseiller(ère) à la location; elle fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location;

Gestion des ressources humaines :

• À lembauche dun employé, faire le montage de son dossier, lui présente les documents pertinents qui requiert sa signature et lui remet certains outils de travail associé à son poste (ex : Clef magnétique, etc);
• Prépare les dossiers pour la paie;
• Responsable du maintien à jour des dossiers des employés.

Gestion administrative :

• Coordonne les demandes des membres des autres départements;
• Soccupe des demandes dacquisition de matériel et en assure le suivi;
• Responsable du montage et maintien des dossiers à jours des résidents;
• Exécute toutes tâches de secrétariat via lusage doutils informatiques.

Gestion financière :

• Prépare et effectue périodiquement la listes des revenus, la perception des loyers, la facturation, le paiement des factures, les dépôts, en assure un suivi;
• Gère le montage des baux et les renouvellements de ceux-ci;
• Administre et rend compte d’une petite caisse afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel;
• Administre et rend contre des heures enregistrées pris par les employés, compile ses données et présente au DG les heures prises. Lorsquapprouvées, elle enregistre ces heures dans le système informatique permettant la paie aux employés. Fait le suivi et les ajustements des paies lorsque requis;
• Fournit les informations de nos services à la carte et gère ceux-ci lorsque demandé par un résident.
• Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches associées à toute autre catégorie demploi égale ou inférieure.

FORMATION :

• Diplôme détude collégiale (DEC) ou AEC en techniques administrative, bureautique et/ secrétariat

EXPÉRIENCE :

• 1 à 3 ans dexpérience dans un poste similaire

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Traite des informations confidentielles
• Travail de bureau
• Service à la clientèle

AUTRES :

• Intérêt pour les personnes retraitées
• Approche axée sur le service à la clientèle
• Habileté à résoudre des problèmes
• Compétence en communications verbale et écrite
• Aptitude à communiquer et écouter
• Avoir de lentregent
• Esprit danalyse et de persuasion
• Sens prononcé de la discrétion et de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe et à coopérer
• Bilinguisme français et anglais (oral et écrit) – Un atout
• Connaissances en informatique, principalement avec les outils Microsoft Office
• Bonne gestion du stress
• Approche centrée sur les résultats
• Grande aisance dans la gestion comptable
• Être une personne rigoureuse, organisée, méthodique et précise

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.