Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Ca QC nada Montreal

CDPQ Infra
Montreal, QC, Canada
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Rôle Titre : Adjointe administrative

Relevant du vice-président, Vice-président, Affaires corporatives, Développement et Stratégie, le ou la titulaire collabore à latteinte des objectifs daffaires de léquipe en traitant avec rigueur et professionnalisme différents dossiers dordre administratif, en contribuant à un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail déquipe.

Le mandat principal consistera à fournir un soutien organisationnel en priorisant et en assurant la coordination de toutes les tâches associées aux activités quotidiennes (gestion de lagenda, tri de courriels, préparation de documents, interaction avec les partenaires internes, etc.).

Principales responsabilités

· Effectuer le tri de plusieurs courriels via les boîtes Outlook et accusé réception des diverses communications;

· Gérer lagenda en fixant les dates des rencontres et des réunions et en assurant les suivis nécessaires;

· Coordonner les rencontres internes et externes avec les membres de léquipe en tenant compte des agendas respectifs;

· Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions et les comités et sassurer que les dossiers soient complets avant les rencontres;

· Effectuer le suivi des dossiers de diverses natures à la suite des réunions ou des comités en sassurant de recevoir, dans les délais requis, les informations demandées, en informant les personnes concernées des décisions prises et en procédant à lenvoi de documents, si nécessaire;

· Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations selon les échéanciers prévus;

· Planifier et organiser les déplacements de certains membres de léquipe en veillant aux diverses réservations (hébergement, transport, rencontres, restaurants) en collaboration avec lagence de voyages et effectuer les vérifications dusage et les demandes dautorisation;

· Recevoir, dépouiller et distribuer le courrier aux membres de léquipe;

· Développer et entretenir des relations courtoises et respectueuses tant avec les parties prenantes internes quexternes;

· Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;

· Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et les rappels de toutes les demandes effectuées auprès de léquipe;

· Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

Exigences

· Diplôme détudes collégiales en bureautique ou en administration;

· Sept (7) dexpérience dans un rôle similaire;

· Une combinaison équivalente de scolarité et dexpérience pourra être prise en considération;

· Excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à loral quà lécrit;

· Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.

Compétences

· Discrétion et professionnalisme;

· Rigueur et grand sens de lorganisation;

· Sens du travail en équipe et de la collaboration;

· Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants;

· Connaissance et fascination des nouvelles technologies, un atout;

· Sens de linitiative;

· Professionnalisme et courtoisie;

· Savoir faire preuve de discrétion;

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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