Adjointe administrative

Adjointe administrative

Location: Ca QC nada Varennes

METRO
Varennes, QC, Canada
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Sous la responsabilité de la Chef, gestion immobilière GJC, le (la) titulaire rédige, produit et fait le suivi de divers documents.

Il (elle) contribue à lefficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste.

RESPONSABILITÉ ADDITIONNELLES

  • Assiste les directeurs et léquipe de gestion immobilière, dans leurs fonctions; et le vice-président immobilier au besoin;
    • En continue
  • Rédige, prépare et révise divers documents, la correspondance et les grilles dapprobation;
    • Périodiquement
  • Maintient à jour le registre des documents en circulation et effectue les suivis;
    • Périodiquement
  • Prépare et tient à jour les tableaux de renouvellements des baux et sous-baux des pharmacies et des locataires;
    • Périodiquement
  • Tiens à jour la liste des succursales par directeur;
    • Au besoin
  • Assure lintégration de larrivée et assure le suivi des tâches lors des départs, de certains employés;
    • Au besoin
  • Effectue la mise à jour des dossiers et le classement des documents, physique et virtuelle;
    • Périodiquement
  • Sassure de communiquer les informations importantes aux différents départements;
    • Périodiquement

  • Coordonne diverses réunions, organise les rencontres TEAMS et procède aux réservations de salles, au besoin;
    • Au besoin
  • Sassure que tous les renouvellements à venir sont présentés aux différents comités;
  • Rédige les ordres du jour et comptes rendus de réunions;
    • Au 1 ½ mois pour sous-comité et comité, 2-3 heures par comité
  • Effectue le suivi des signatures de grilles à la suite des comités;
  • Sassure de transférer à ladjointe du Vice-président immobilier les grilles signées et les pro formas qui seront présentés au Comité immobilier Québec;
  • Effectue des recherches corporatives auprès des différentes autorités gouvernementales (ex.
    : Registre foncier, Registraire des entreprises, etc.
    );
    • À la demande
  • Assure le suivi du courrier et des appels;
    • 3 heures par semaine
  • Enregistre les factures des différents fournisseurs;
    • 15-30 mins par jour
  • Envois multiples des états de compte et des lettres de renouvellements de baux;
    • 1 x par mois 3 heures
  • Vérification, préparation et numérisation des comptes de taxes municipales et scolaires;
    • 2 x par année; périodique pendant +/- 5 semaines
  • Mise à jour des tableaux dextraction HOPEM et les rapports (rent roll, suivi renouvellement, liste des documents légaux);
    • 1 x par mois +/- 1 heure
  • Mettre à jour les dossiers dans PROJIM (ouverture, fermeture, modifications, dépôt de documents, etc);
    • Au besoin, plusieurs heures
  • Relevé carte de crédit;
    • 1 x par mois 15 mins
  • Effectue toutes autres tâches connexes
  • Collabore avec ladjointe du Vice-président immobilier
  • Peut être appelé(e) à effectuer des tâches pour léquipe du développement immobilier de la division alimentaire

Metro valorise, respecte et mise sur les différences et les compétences de ses employés provenant de tous les horizons.
Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.

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