Adjointe administrative/adjoint administratif

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Location: Ca QC nada Quebec City

GlaxoSmithKline
Quebec City, QC, Canada
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Nom du site: Canada – Quebec – Quebec
Date de publication: Sep 11 2020

Adjointe administrative/adjoint administratif

Le titulaire du poste est responsable dappuyer, sur le plan administratif, son gestionnaire et les membres de léquipe des ressources humaines dans leurs fonctions auprès des divers intervenants internes et externes (gestionnaires, employés, collègues des autres sites, consultants, fournisseurs, etc.) Le titulaire est aussi responsable de préparer les actions de communication à destination des employés de lentreprise et des fonctions intra-GSK.

Responsabilités générales

Gestion des communications (60%)

  • Gère la communication du site via les outils suivants : Intranet, Workplace, bulletin bihebdomadaire, etc.
  • Fait partie du Comité des Communications Globales et assure le suivi des actions/communications du site.
  • Répond aux demandes dinformations en provenance des autres services ou dinterlocuteurs externes au site

Tâches administratives (40%)

  • Reçoit les appels, courrier et sassure de filtrer linformation, la priorise, juge du degré de confidentialité
  • Coordonne diverses rencontres et formations (envoie convocations, prépare lordre du jour, planifie selon la disponibilité des participants, réserve les salles et équipements, organise les voyages, etc.)
  • Appuie le gestionnaire au niveau du secrétariat (correspondance, rapports, présentations Power Point, mise en page de documents, traduction (de base), statistiques, gestion dagenda, etc.).
  • Planifie et organise les événements (ex. : réunions, activités hors site, voyages, visiteurs externes, hôtel, transport; formations diverses, téléconférences, vidéoconférences)
  • Gère le fichier des vacances et SAP-RH des employés de son équipe
  • Vérifie et traite les factures et les notes de frais de son gestionnaire
  • Complète et fait le suivi des demandes de bons de commande dans le système Ariba

Avantages du poste

  • Salaire: Compétitif, selon lexpérience du candidat
  • Horaire: Du lundi au vendredi de jour
  • Statut: Permanent
  • Avantages sociaux
  • Assurances collectives
  • Accès à la bonification annuelle (très avantageux)
  • Semaines de vacances payées et 1 semaine dans le temps des Fêtes.
  • Cafétéria sur place
  • Gym gratuit pour les employés
  • Accessible en transport en commun

Qualifications

  • DEC en administration, bureautique, secrétariat ou léquivalent
  • 8 ans dexpérience minium dans un poste similaire
  • Aisance avec les systèmes TI en général
  • Excellente connaissance des logiciels de la suite MS office (Word, Excel, Power Point)
  • Bonne capacité de communication en français et en anglais tant à loral quà lécrit

Caractéristiques personnelles :

  • Professionnalisme, autonomie et discrétion (confidentialité)
  • Sens de linitiative
  • Flexibilité et ouverture à faire des tâches variées
  • Bon sens de lorganisation et de la planification
  • Intégrité, rigueur et soucis du détail
  • Sait prendre actions dans lurgence
  • Apprécie lapprentissage de divers systèmes
  • Capacité à gérer les priorités

Les candidats retenus seront soumis à un test d’anglais et de rédaction du français

GSK est un employeur qui prône l’égalité des chances et s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à postuler à nos offres d’emploi. GSK s’engage à tenir compte des besoins des personnes handicapées. Si vous avez besoin d’un logement à n’importe quel stade de la procédure de candidature ou si vous souhaitez plus d’informations sur nos politiques de logement, veuillez nous contacter à l’adresse {courriel}. Merci de ne pas envoyer votre curriculum vitae à cette adresse électronique et de postuler via la procédure de candidature en ligne pour ce poste.

Avis important aux agences de placement ou de personnel

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Attention! Très important!
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