Adjointe exécutive au Président

Adjointe exécutive au Président

Location: Ca QC nada Montreal

Cofomo
Montreal, QC, Canada
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Description de poste

A PROPOS DU POSTE

Relevant directement du Président, le rôle de ladjointe exécutive est de lappuyer au quotidien dans tous les aspects entourant ses responsabilités, en agissant comme son bras droit auprès de ses équipes ainsi que des différentes parties prenantes, les associés, léquipe de direction, les employés ou à lexterne, comme les clients, le conseil dadministration, les banquiers et les auditeurs externes ainsi que pour les tâches administratives touchant lensemble des activités du président.

Ladjointe exécutive agit comme source principale dinformations auprès des équipes et sassure dune expérience client/employé positive à chaque interaction.
Elle devra être proactive, autonome, posséder dexcellentes compétences en communication en français et en anglais et faire preuve de débrouillardise dans un environnement qui évolue rapidement.
La candidate idéale doit pouvoir composer de façon professionnelle, avec les aléas dun environnement dynamique, en soutenant le Président dans latteinte des objectifs stratégiques de lentreprise et capable de garder une attitude positive même sous pression.

RESPONSABILITÉS

  • Collaborer étroitement et efficacement avec le Président afin de le tenir bien informé des engagements et responsabilités à venir;
  • Planifier et coordonner lhoraire, les rendez-vous et les déplacements, et sassurer quil est respecté;
  • Gérer la fonction de contrôle de l’accès au temps et au bureau du Président dans le but de créer des situations favorables pour tous;
  • Effectuer les tâches administratives telles que la gestion des courriels, des appels et du classement;
  • Être responsable de lorganisation des réunions, de la coordination des déplacements et voyages daffaires, des conférences;
  • Accueillir les visiteurs et interagir avec eux; représenter de façon professionnelle léquipe de la haute direction dans toutes les interactions;
  • Effectuer le suivi des correspondances en y priorisant les actions conséquentes;
  • Sassurer avec doigté que les suivis appropriés sont pris en charge par les personnes concernées;
  • Traiter les rapports de frais de déplacement, les comptes de dépenses et les factures reçues;
  • Surveiller, distribuer et répondre aux communications reçues;
  • Rédiger et réviser de façon rigoureuse des textes, des lettres, des contrats et autres documents juridiques;
  • Supporter le Président pour les réunions du comité exécutif, du comité opérationnel, de lAssemblée générale annuelle et pour la gestion des comités sous sa responsabilité;
  • Participer à lorganisation et à la coordination des événements ponctuels (forum, assemblée, réception, cocktails, réunions internes et externes, accueil des visiteurs, etc.
    );
  • Aider à effectuer des projets et des travaux spéciaux tout en assurant un niveau élevé de confidentialité;
  • Faire des recherches, établir des priorités et assurer le suivi des questions et des préoccupations adressées au Président, y compris celles de natures délicates ou confidentielle;
  • Préparer, vérifier et consolider les présentations des cadres supérieurs;
  • Assurer la liaison avec divers services de gestion et les fonctions dappui;
  • Toutes autres tâches connexes

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Vous êtes détenteur dun diplôme détudes collégiales en administration, bureautique ou léquivalent;
  • Vous possédez un minimum de 8 à 10 années dexpérience en tant quadjointe administrative dont 3 à 5 ans au niveau dun exécutif;
  • Vous êtes bilingue à loral et à lécrit (français et anglais);
  • Vous possédez de très bonnes qualités rédactionnelles;
  • Vous avez une excellente maîtrise de la suite Office (particulièrement PowerPoint et Excel);
  • Vous avez la capacité d’équilibrer les priorités et à organiser le travail afin de respecter les délais
  • Vous démontrez une grande autonomie, du dynamisme et un bon sens du jugement;
  • Vous avez de la facilité à composer efficacement avec une grande variété de dossiers;
  • Vous démontrez de la facilité à travailler en collaboration avec diverses personnes;
  • Vous possédez un bon sens de la communication, tact et diplomatie;
  • Vous faites preuve de rigueur, souci du détail et dun esprit de synthèse;
  • Vous possédez un haut sens de la confidentialité et de la discrétion;
  • On vous reconnaît pour votre capacité danalyse, votre créativité et votre initiative;
  • Vous êtes une personne orientée vers les résultats;
  • Vous êtes reconnue comme une personne positive;
  • Vous êtes orientée à bien desservir la clientèle (interne et externe);
  • Vous exercez un bon jugement et anticipez les besoins attendus et êtes à laise à travailler sous des contraintes de temps et de pression;
  • Poste en présentiel.

Le masculin ou le féminin est strictement utilisé afin de faciliter la communication.

Cofomo est un employeur de choix qui prône la diversité et applique les principes d’équité en matière d’emploi.

À propos de Cofomo

Leader québécois du marché des Technologies de lInformation (TI), Cofomo offre des services en conseil et gestion de la chaine de talents.
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