Administrative Assistant/ Assistant administratif

Administrative Assistant/ Assistant administratif

Location: Ca QC nada Montreal

McCann Worldgroup
Montreal, QC, Canada
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Job Description

To fulfill the role successfully the candidate requires high energy and enthusiasm, an appreciation for detail, an outstanding level of client/customer service, and great communications skills, written and spoken, English and French.

Key Responsibilities Would Include

Administrative Support for SVP, Managing Director

  • Supporting day-to-day confidential administrative activities including: managing the Presidents calendar, confirming meetings, preparing meeting rooms with supplies, documents and refreshments.
  • Organizing meetings, including preparation and mailing of agendas, booking boardrooms; sending invites; communicating with and preparing for speakers; arranging catering; preparing presentations for circulation.
  • Creating, developing, amending and proofreading presentations and documentation requiring different computer software applications, including PowerPoint, Excel, and Word
  • Preparing expense reports and, gathering, summarizing data and distributing materials/reports
  • Attending to a variety of office administrative details such as establishing, organizing and maintaining confidential, subject files.

Reception

  • Greeting guests and clients
  • Answer incoming calls
  • Sending and receiving packages
  • Meeting Room Bookings

Other Responsibilities

  • Welcoming New Employees on their first day
  • Manage the McCann Montreal general inbox
  • Daily monitoring of McCann Worldgroup Canada social channels
  • Exploring new and existing channels to get as many eyes on McCann Montreal as possible
  • Assist with organizing training sessions and tracking training attendance as directed by Human Resources

This Job Might Be For You If

You like helping people. You pay attention to details. As far as youre concerned, anything worth doing is worth doing right, every single time. You stay focused and nothing falls through the cracks on your watch.

You communicate clearly. You think on your feet. You like learning new things, and you can learn quickly. When things change you know how to roll with the punches.

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Pour remplir ce rôle avec succès, le candidat ou la candidate devra être énergique et enthousiaste, avoir le souci du détail, faire preuve d’un grand sens du service à la clientèle et posséder d’excellentes compétences communicationnelles, à l’oral comme à l’écrit, dans les deux langues officielles.

Les Responsabilités Principales Incluent

Soutien administratif pour la directrice générale, vice-présidente principale

  • Apporter une aide quotidienne aux activités administratives confidentielles, notamment gérer l’emploi du temps de la présidente, confirmer les réunions et préparer les salles de réunions (fournitures, documents et rafraîchissements).
  • Organiser les réunions, notamment préparer et envoyer les ordres du jour, réserver les salles de réunions, envoyer les invitations, communiquer avec les intervenants et s’occuper des préparatifs associés, programmer les services traiteurs et préparer les présentations pour diffusion.
  • Créer, développer, modifier et relire les présentations et la documentation nécessitant différentes applications logicielles, notamment PowerPoint, Excel et Word.
  • Préparer des rapports de dépenses, réunir et récapituler des données et distribuer le matériel et les rapports.
  • S’occuper de divers détails d’ordre administratif, notamment établir, organiser et maintenir des fichiers confidentiels.

Réception

  • Accueillir les invités et les clients
  • Répondre aux appels
  • Envoyer et réceptionner les paquets/colis
  • Réserver les salles de réunion

Autres responsabilités

  • Accueillir les nouveaux employés pour leur premier jour
  • Gérer la boîte de réception générale de McCann Montréal
  • Suivre quotidiennement les médias sociaux de McCann Worldgroup Canada
  • Explorer de nouveaux canaux ainsi que les canaux existants pour offrir le plus de visibilité possible à McCann Montréal
  • Aider à l’organisation des sessions de formation et au suivi de la participation aux formations selon les directives des ressources humaines

Cet Emploi Est Fait Pour Vous Si

  • Vous aimez aider les gens.
  • Vous avez le souci du détail.
  • Selon vous, tout ce qui doit être fait doit être bien fait, à chaque fois.
  • Vous avez une grande capacité de concentration et rien ne passe entre les mailles du filet sous votre supervision.
  • Vous communiquez de façon claire.
  • Vous êtes réactif.ve.
  • Vous aimez apprendre et vous apprenez vite.
  • Vous vous adaptez facilement et rapidement au changement.

McCann Worldgroup Canada is committed to a diverse workforce as an Employment Equity employer (Women, People with Disabilities, Aboriginal Peoples, and Visible Minorities) and aims to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. If you require an accommodation, we would be happy to work with you to meet your needs.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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