Agent, agente de secrétariat

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Location: Ca QC nada Quebec City

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Poste temporaire 24 mois
35 heures par semaine
Salaire à partir de 53 000$

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du chef de la gestion immobilière, la personne assume le secrétariat du Service en supportant son supérieur dans ses activités et en assistant le personnel du Service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Reproduit à laide doutils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.

Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à laide doutils bureautiques spécialisés ainsi quà lélaboration et au maintien de différents modèles.

Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, lassemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.

Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs.

Tient à jour lagenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.

Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes-rendus.

Dépouille le courrier et assure le suivi auprès des gestionnaires du Service.

Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis.

Répond à diverses demandes dinformation internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.

Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.

Procède au classement, à larchivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.

Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans lutilisation doutils bureautiques et dans leurs communications écrites.

Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour lachat de fournitures et autre matériel requis.

Est responsable de l’approvisionnement et du suivi de l’entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

Maintient les registres reliés à la sécurité des infrastructures et à la gestion immobilière

Assure la gestion au quotidien du contrat de téléphonie cellulaire, commande les appareils de remplacement, porte assistance aux utilisateurs et les réfère aux experts techniques, lorsque requis.

PROFIL RECHERCHÉ
DEP en secrétariat
2 ans dexpérience pertinente
Connaissance approfondie du français écrit
Connaissance approfondie doutils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Connaissance de base de langlais écrit

POUR POSTULER
1- Cliquez sur loption « postuler maintenant » qui suit la description de lemploi;
2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire);
3- Pour tout problème technique, cliquez sur l’option «aide» ci-haut.

DATE LIMITE POUR POSTULER : 19 avril 2021 à 16 h

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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