Agent, agente de secrétariat (Approvisionnement)

Agent, agente de secrétariat (Approvisionnement)

Location: Ca QC nada Quebec City

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POSTE RÉGULIER / TEMPS PLEIN (35 heures par semaine)
Direction des services administratifs / Service de l’approvisionnement
Salaire débutant à 52 000 $

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du coordonnateur au service de lapprovisionnement, la personne assume le secrétariat du Service en supportant son supérieur dans ses activités et en assistant le personnel du Service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Révise et effectue la mise en page des documents d’appels d’offres et autres documents contractuels.

2. Effectue le suivi des cautionnements auprès des fournisseurs requis dans les différents appels doffres et en vérifie la conformité des différents documents et leur renouvellement.

3. Rédige des projets de contrats, des résolutions.

4. Reproduit à laide doutils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.

5. Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à laide doutils bureautiques spécialisés ainsi quà lélaboration et au maintien de différents modèles.

6. Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, lassemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.

7. Organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, tient à jour lagenda du ou de ses gestionnaires : fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.

8. Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.

9. Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis.

10. Répond à diverses demandes dinformation internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.

11. Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.

12. Procède au classement, à larchivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.

13. Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans lutilisation doutils bureautiques et dans leurs communications écrites.

14. Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour lachat de fournitures et autre matériel requis.

15. Est responsable de l’approvisionnement des fournitures de bureau. Fait le suivi de l’entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

PROFIL RECHERCHÉ
Diplôme en bureautique ou l’équivalent;
3-5 ans dexpérience pertinente;
Expérience en rédaction de documents contractuels;
Connaissance du processus d’appel d’offres;
Expérience dans le domaine juridique, un atout;
Connaissance approfondie du français écrit;
Connaissance approfondie doutils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint);
Connaissance de base de langlais écrit.

POUR POSTULER:
1- Cliquez sur loption « postuler maintenant » qui suit la description de lemploi;
2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire);
3- Pour tout problème technique, cliquez sur l’option «aide» ci-haut.

DATE LIMITE POUR POSTULER : le 30 novembre 2020

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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