Agent ou agente de secrétariat

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Location: QC Rimouski G5L 8B3 92 2e Rue O Canada

MINISTÈRE DES TRANSPORTS
92 2e Rue O, Rimouski, QC G5L 8B3, Canada
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Employeur

MINISTÈRE DES TRANSPORTS

Description de l’entreprise

Le Ministère des Transports a pour mission dassurer, sur tout le territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires qui contribuent au développement du Québec.

Description de loffre demploi

Sous la supervision du directeur de la coordination et des relations avec le milieu, le titulaire de lemploi a pour tâches principales laccueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et le traitement des demandes de renseignements généraux relatifs aux activités du Ministère.
Poste à horaire fixe, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Réception générale :

  • Accueillir les visiteurs;
  • Répondre aux appels qui entrent à la direction générale;
  • Transférer les appels ou prendre les messages et les acheminer par la suite aux personnes concernées;
  • Mettre à jour les différents outils et équipements de la réception (liste de présences, etc.
    );
  • Assurer le suivi de la boîte de courriels de la réception;
  • Configurer les puces pour les nouveaux employés et les récupérer lorsquils quittent le Ministère;
  • Classer certains documents sur Livelink (numériser si requis)
  • Effectuer la conciliation de la facturation des cartes Corp Rate pour lessence (Foss National Leasing);
  • Former dautres personnes à ses tâches;
  • Réaliser, à la demande de son supérieur, toute autre tâche facilitant le déroulement des activités courantes de la Direction de la coordination et des relations avec le milieu.

Guichet unique territorial :

  • Répondre à certaines demandes de renseignements générales des citoyens, partenaires ou entreprises relatives aux activités du Ministère ou transférer aux responsables désignés;
  • Accompagner la clientèle afin de remplir des formulaires ou autres documents et, au besoin, en la guidant dans la navigation sur le Web;

Courrier :

  • Ouvrir le courrier;
  • Acheminer le courrier aux différents services;
  • Acheminer les télécopies reçues;
  • Effectuer la conciliation de la facturation des services de messagerie (Purolator et Dicom);
  • Préparer les bordereaux pour la transmission de documents (Purolator, Dicom, etc.
    ).

Téléphonie :

  • Gérer le système téléphonique et la messagerie vocale (message daccueil, calendrier, horaire et bris en travaillant avec les systèmes Avaya IP Office et PARC);
  • Créer le profil téléphonique des nouveaux usagers dans le système téléphonique;
  • Configurer les boîtes vocales dans le système téléphonique;
  • Assurer le soutien lié à la téléphonie (soutien aux usagers des boîtes vocales);
  • Mettre à jour les listes téléphoniques de la direction générale.

Langues

  • Français parlé et écrit – Faible

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Expérience

Un atout

Durée d’emploi

Occasionnel

.

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