Agent(e) de secrétariat

Agent(e) de secrétariat

Location: QC Joliette J6E 3G9 1163 Bd Manseau Canada

MINISTERE DES TRANSPORTS
1163 Bd Manseau, Joliette, QC J6E 3G9, Canada
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Employeur

MINISTERE DES TRANSPORTS

Description de l’entreprise

Le Ministère des Transports a pour mission d’assurer, sur tout le territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires qui contribuent au développement du Québec.

Description de loffre demploi

Le Ministère des Transports (MTQ), Direction générale Laurentides-Lanaudière (DGLL) – Centre de services de Joliette.
Un (1) emploi occasionnel de moins d’un (1) an est à pourvoir au 1163, boulevard Manseau à Joliette.

Sous la supervision du chef du Centre de services, l’agent(e) de secrétariat doit assurer le travail administratif afin de répondre aux besoins du chef du Centre de services, du soutien à l’Exploitation, du soutien administratif, du soutien technique ainsi que du secteur des opérations.
 

Pour ce faire il doit  :

Déclaration de services aux citoyens

  • Accueille les visiteurs, reçoit et achemine les appels téléphoniques;
  • Reçoit les signalements des citoyens, effectuer la saisie dans le logiciel de gestion des plaintes, achemine la requête au responsable du dossier et en assure le suivi conformément à la Politique concernant le traitement des plaintes et des demandes d’intervention.

Traitement de texte

  • Compose des documents à partir de quelques notes prises ou d’ébauches proposées;
  • Conçoit et rédige des notes de service ainsi que de la correspondance courante;
  • Fait la mise en page de devis, analyse et résume par écrit ou verbalement des documents;
  • Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire.

Ressources matérielles

  • Responsable de la programmation du système téléphonique.

Traitement de la correspondance

  • Dépouille la correspondance, effectue le classement Content Server, traite les demandes mineures, distribue le courrier et assigne certains dossiers;
  • Prépare les enveloppes nécessaires à l’envoi du courrier;
  • Responsable du suivi de la correspondance ministérielle et des demandes émanant du cabinet;
  • Participe à l’élaboration et tient à jour un ou des systèmes de classement.

Ressources humaines

  • Demandes de personnel (préparer la demande dans le système DOT);
  • Faire le suivi des demandes faites aux Ressources humaines;
  • Mouvement des employés (absences, invalidité, vacances);
  • Suivi des effectifs, système informatique, à mettre à jour;
  • Diverses lettres destinées aux employés.

Gestion du corridor routier

  • Gestion de la correspondance reliée à un permis;
  • Correction et préparation de lettres dans le cadre d’un dossier;
  • Préparation du dossier pour signature du chef du Centre de services;
  • Classement de la correspondance dans le dossier électronique.

Conditions d’admission

Détenir un diplôme d’études professionnelles avec spécialisation dans le domaine de secrétariat ou une attestation d’études pertinentes.

OU Détenir un diplôme d’études secondaires ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent(e) de secrétariat.

Envoyez votre curriculum vitae (format PDF) par courriel à l’adresse en inscrivant Agent secrétariat_5571 dans l’objet de votre courriel.

Formations

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat

Compétences

  • Assiduité et ponctualité
  • Polyvalence
  • Respect des normes et règlements

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Date de fin d’emploi

9 janvier 2023

Expérience

Aucune expérience

Durée d’emploi

Occasionnel

.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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