Executive Assistant

Executive Assistant

Location: Ca QC nada Montreal

Belcan
Montreal, QC, Canada
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Details :

Belcan est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour un client situé à St-Bruno.

Il s’agit d’un contrat de 6 mois – avec possibilité de prolongation !

DOIT être bilingue

Dans votre rôle d’adjointe exécutive, vous serez responsable du soutien de plusieurs directeurs, de leur personnel et de toutes les fonctions administratives liées à la gestion de projets.

Vous assisterez et collaborerez avec le directeur, les gestionnaires et les employés du département.

Dans votre rôle d’assistant de direction, vous devrez :

  • Gérer les courriels, les calendriers, les tâches et les appels téléphoniques du président ;
  • Préparer les itinéraires et coordonner les préparatifs de voyage; préparer les notes de frais et assurer le paiement
  • Gérer les vacances et les feuilles de temps pour tous les employés du département;
  • Élaborer les budgets et les prévisions du département;
  • Gérer le processus d’évaluation du rendement pour le département ;
  • Réviser / corriger les correspondances et lettres aux clients et partenaires ; les saisir dans une base de données de suivi
  • Classer et archiver des documents
  • Gérer tous les documents de projet tels que les calendriers de projet, les factures, les rapports et les statistiques.
  • Préparer ou éditer des présentations et des communications au nom du directeur en utilisant un jugement indépendant et souvent avec des instructions générales limitées
  • Développer et mettre en “uvre des procédures et des systèmes d’exploitation internes et fournir une formation à ces
  • Support dans toutes les tâches administratives dans une capacité de support exécutif de niveau supérieur pour tous les cadres du bureau de New York.

Qualifications

En tant que candidat idéal, vous possédez :

  • Diplôme de secrétaire d’une école de commerce ;
  • 10-15 ans d’expérience administrative, minimum 5 au niveau directeur;
  • Expérience dans un rôle d’assistant de gestion ;
  • Travail d’équipe, approche collaborative, organisation, dynamisme et qualité de travail démontrés; excellente initiative éprouvée
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
  • Connaissance de SAP (atout);
  • Excellentes compétences en communication en français et en anglais (parlé et écrit);
  • Connaissance de l’espagnol (atout).
  • Intérêt pour la gestion de projet

Belcan is looking for an Executive Assistant for a client located in St.
Bruno.
This is a 6 month contract – with a possibility of extension!

MUST be Bilingual

In your role as an Executive Assistant, you will be responsible for the support of several directors, their staff, and of all administrative functions related to project management.

You will assist and collaborate with the director, managers, and department employees.

In your role as an Executive Assistant, you will :

  • Manage the President emails, calendars, to-dos and phone calls;
  • Prepare itineraries and coordinate travel arrangements; prepare expense reports and ensure payment
  • Manage vacations and time sheets for all department employees;
  • Develop department budgets and forecasts;
  • Manage the Performance review process for the department;
  • Review / correct correspondences and letters to customers and partners; enter them in a tracking database
  • File and archive documents
  • Manage all project documents such as project schedules, invoices, reports and statistics.
  • Prepare or edit presentations and communications on behalf of the Director using independent judgment and often with limited general instruction
  • Develop and implement internal operating procedures and systems and provides training for these
  • Support in all administrative tasks in higher level executive support capacity for all executives at the New York office.

Qualifications

As our ideal candidate, you possess :

  • Secretary diploma from a trade school;
  • 10-15 years of administrative experience, minimum 5 at the director s level;
  • Experience in a Management Assistant role;
  • Demonstrated teamwork, collaborative approach, organization, dynamism, and work quality; excellent proven initiative
  • Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel and PowerPoint);
  • Knowledge of SAP (asset);
  • Excellent communication skills in French and English (spoken and written);
  • Knowledge of Spanish (asset).
  • Interest for Project Management
.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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