RÉCEPTIONNISTE BILINGUE (TEMPORAIRE 12 MOIS)

RÉCEPTIONNISTE BILINGUE (TEMPORAIRE 12 MOIS)

Location: QC Montreal Anjou Canada

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Réceptionniste bilingue (temporaire 12 mois)

Ropack est présentement à la recherche d’un(e) Réceptionniste afin de répondre et acheminer les appels téléphoniques et soutenir léquipe des ventes dans la gestion administrative et opérationnelle.

Principales responsabilités :

  • Ouverture des bureaux:
    • Vérifier les messages dans la boîte vocale générale de la compagnie;
    • Vérifier la propreté des lieux : réception et salles de réunion
  • Réception:
    • Recevoir les visiteurs et les faire signer dans le registre à larrivée et au départ;
    • Faire signer le formulaire des règles à suivre aux visiteurs;
    • Répondre au téléphone et message vocal pour la fermeture des bureaux;
    • Gestion des courriels dans la boite de réception générale;
  • Organisation, gestion de la papetrie et achats divers :
    • Achat des fournitures de bureau pour tous les sites;
    • Commande détampes, palettes papier, encre pour imprimantes;
    • Achat des équipements de la trousse de premiers soins
    • Commande de café et deau;
    • Commande des repas lors de visites clients ou daudits;
  • Tâches de secrétariat pour ladministration;
    • Rédiger, mettre à jour ou traduire des textes sur Word, des fichiers Excel ou des présentations Powerpoint;
    • Tenir à jour le bulletin dinformation diffusé sur les écrans de la compagnie
    • Mettre à jour la liste téléphonique de la compagnie.
  • Gestion du courrier:
    • Recevoir les envois par messagerie et par la poste : trier, ouvrir et distribuer;
    • Préparer les divers envois par courrier (Purolator, Fedex, UPS) et gestion des bordereaux (pour fins de facturation et suivi des livraisons);
    • Préparer les envois de facturation et poster les envois de Ropack;
    • Commande des timbres via les finances et expédition des chèques de la compagnie.
  • Suivi hebdomadaire :
    • S’assurer que les salles de réunions sont propres et en ordre;
    • Sassurer que la papeterie contient les articles en quantité suffisante.
    • Sassurer quil y ait suffisamment de papier photocopieur dans larmoire réservée à cette fin;
  • Suivi mensuel :
    • Imprimer le rapport des compteurs pour les trois photocopieurs en location et les faire parvenir par télécopieur à la compagnie de location.
  • Support aux ventes
    • Gestion des expéditions et des commandes pour certains clients
    • Gestion des expéditions de divers comptes
    • Envoi de dossiers de production de divers comptes
  • Effectuer toute autre tâche selon les besoins de la compagnie.
    • Impression détiquettes pour la production
    • Ex : Scan de différents documents
    • Cours de secrétariat ou expérience pertinente dau moins un an en tant que réceptionniste;
    • Bilinguisme;
    • Bonne connaissance de lenvironnement Windows.
    • Personne ayant une très bonne communication, discrétion, sens du service, minutie et bonne organisation.
    • Connaissance de Dynamics GP.

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