Réceptionniste

Résidence des Bâtisseurs Matane

8 Jan. 2021

330 Rue du Bon Pasteur, Matane, QC G4W, Canada

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Secrétaire / réceptionniste week-end

Quart de travail : Temps partiel
Moyenne de 15 heures semaine
8h30 à 16h30

FONCTION :

Sous la responsabilité de la direction générale, la secrétaire/réceptionniste week-end est responsable du service à la clientèle, de recevoir et dacheminer les appels téléphoniques, d’accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et deffectuer des tâches administratives visant à contribuer à la gestion des activités de la direction.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités; accueille et dirige les résidents et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre.

Enregistre les sorties et entrées des résidents, selon le système établi, afin den assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas.

Communique, selon les informations fournies par lentremise du réseau de communication, les informations dintérêt général (ex. repas, activités).

Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location (en labsence de la conseillère en location).

Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc.; valide les données ou complète les informations, les annote, les résume, les codifie, etc. afin d’en faciliter le traitement; achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi.

Commande, selon les instructions et les pratiques ou après autorisation, les demandes de service et dacquisition de matériel et en assure le suivi.

Rédige et signe la correspondance courante et soumet les projets de réponse de toute autre correspondance pour lautorisation et la signature du gestionnaire afin d’assurer le suivi des dossiers.

Administre et rend compte d’une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies.

Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissantes à toute autre catégorie demploi égale ou inférieure.

FORMATION :

DEP Secrétariat et/ou toutes autres formations reliées à lemploi
Formation en comptabilité, un atout
Très bonne connaissance de la Suite Office (Excel,Word)
Connaissance du système de comptabilité Hopem, un atout

EXPÉRIENCE :

5 ans et plus dexpérience pertinente

EFFORT PHYSIQUE :

Soulever seul, maximum 50lbs et jusquà 160lbs avec assistance
Pousser/tirer du matériel roulant, tel que des chaises roulantes et des paniers pouvant peser jusquà 160 lbs
Se tenir assise pour de longues périodes de temps
Se plier/sétirer fréquemment

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Horaires fixes
Taux horaire tel que la politique en vigueur
Fonction exigeant de travailler de longues heures assise.

AUTRES :

Professionnelle et discrète
Sens de lorganisation
Orienté vers le service au résident
Aptitude à écouter, à communiquer avec empathie, respect et calme
Capacité à travailler en équipe, à coopérer et à connaître ses limites
Accepter les commentaires constructifs
Recherche de lexcellence / qualité du travail
Jugement / mise en uvre de solutions
Innovation et créativité, initiative et débrouillardise
Résistance au stress
Intégrité, respect, honnêteté, confidentialité et transparence
Sens de l’autonomie sont essentiels.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

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