Secrétaire de direction

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Location: QC Québec G1K 9H6 475 Rue du Parvis Canada

UNIVERSITE DU QUEBEC
475 Rue du Parvis, Québec, QC G1K 9H6, Canada
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Employeur

UNIVERSITE DU QUEBEC

Description de l’entreprise

Créée par le gouvernement du Québec en 1968, lUniversité du Québec est un réseau universitaire regroupant dix établissements denseignement supérieur et de recherche répartis sur lensemble du territoire québécois, ayant pour mission de faciliter laccessibilité à lenseignement universitaire aux trois cycles et de contribuer par la recherche au développement scientifique du Québec et de ses régions.

Il regroupe six universités à vocation générale et quatre établissements à vocation spécifique, dont un institut de recherche et trois écoles supérieures.
 

  • Université du Québec à Montréal (UQAM)
  • Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
  • Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
  • Université du Québec à Rimouski (UQAR)
  • Université du Québec en Outaouais (UQO)
  • Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
  • Institut national de la recherche scientifique (INRS)
  • École nationale dadministration publique (ENAP)
  • École de technologie supérieure (ÉTS)
  • Télé-Université (TÉLUQ)

Le siège social soutient la collaboration et la concertation entre les établissements du réseau.
Il veille à conjuguer leurs eff orts et les moyens dont ils disposent afin de déployer une expertise de pointe.
Les établissements du réseau de lUniversité du Québec représentent ensemble un nombre impressionnant détudiants, de diplômés, de personnels enseignant et non enseignant.
Cette somme de compétences et dénergie mises en commun est unique dans le monde universitaire québécois.
Pour plus dinformations à ce sujet, nous vous référons à LUniversité du Québec en quelques chiffres.
Vous pouvez également trouver ces informations sur le site à ladresse suivante : www.
uquebec.
ca/reseau/fr/publications/brochures-luniversitedu-quebec-en-quelques-chiffres.

Description de loffre demploi

Sous la direction de la directrice des communications, la personne titulaire du poste assiste sa supérieure dans la planification et lorganisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.
Elle sera également appelée à offrir du soutien administratif à la Direction du soutien à linternationalisation.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Effectue quotidiennement la revue de presse, les actualités et linfolettre pour lUniversité du Québec.

Collabore à la conception, à la rédaction et à la validation pour les divers textes du journal interne de lUniversité du Québec (LUNIQUE).

Assure la réception de la direction.
Reçoit et filtre les appels.
Identifie et effectue le suivi des demandes dinformation.

Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires, dont la mise à jour du calendrier de production.
Assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux.

Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin den assurer la réalisation.

Prend les dispositions relatives à lagenda de sa supérieure.
À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités.
Réaménage à loccasion lemploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et sassure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous.

Révise, valide et corrige dans les délais demandés et selon les consignes données, les documents soumis pour signature ou autre.

Sassure de la conformité et de la qualité des documents produits.
Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, lettres, présentations, etc.

Gère les bons de commande et assure le paiement des factures.
Tient à jour la comptabilité de lunité.
Effectue sur demande un rapport des états de compte.
Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires.

Compétences recherchées : Grande rigueur au travail; Excellent sens de lorganisation; Dynamisme; Initiative; Capacité à travailler en équipe; Excellente capacité à prioriser les travaux selon les délais requis; Bonne gestion du stress; Excellent sens du service à la clientèle.

Connaissances informatiques : Excellente connaissance des principaux logiciels de bureautique dans un environnement Windows et des systèmes de gestion de contenu (ex.
: Drupal, WordPress).

Toute personne intéressée par cette offre doit faire parvenir, par courrier électronique, son curriculum vitae ainsi quune lettre de présentation dun maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses expériences, ses réalisations et aptitudes la préparant à assumer les responsabilités de cette fonction, avec la mention du numéro de concours 21-22/08, avant le 30 août 2021, à 16h, à vous remercions davance pour votre candidature, mais seules les personnes retenues pour la suite du processus de sélection seront contactées.

 

Formations

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat
  • Diplôme détudes secondaires (DES), Ne s’applique pas – Ne s’applique pas

Compétences

  • Assiduité et ponctualité
  • Capacité à travailler en équipe
  • Tolérance au stress

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé
  • Anglais parlé et écrit – Moyen

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Expérience

5 à 10 ans

Durée d’emploi

Permanent

.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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