Secrétaire de direction – Département de psychoéducation et de psychologie (Concours 21-03-101-4)

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Location: Ga 283 Boul Alexandre-Taché tineau Pavillon Alexandre-Taché QC J9A 1L8

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Employeur

UNIVERSITE DU QUEBEC EN OUTAOUAIS

Description de loffre demploi

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité.

Elle assiste la personne supérieure immédiate dans laccomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

  • La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes dont le suivi des dossiers et des réunions, les politiques ou la règlementation liée aux activités de son unité.
    Elle règle certains problèmes relevant de ses attributions.
    Elle assume un rôle de coordination et de communication entre plusieurs unités.
    Elle traite de linformation de nature confidentielle et stratégique.
  • Elle prend les dispositions relatives à lagenda de la personne supérieure immédiate.
    Elle organise les voyages daffaires et les rencontres selon les priorités et prépare les documents nécessaires.
  • Elle sassure de la logistique des rendez-vous en réaménageant lemploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus.
  • Elle prend connaissance du courrier et des courriels et les trie en fonction des priorités.
    Elle prépare les dossiers, effectue les recherches et les consultations requises.
    Elle rédige à partir dindications sommaires la correspondance et les documents relatifs à son unité.
    Elle effectue les suivis des dossiers et assure la diffusion de linformation.
    Elle procède aux achats de marchandises.
  • Elle participe à la planification, à la préparation et à lorganisation de réunions et dévénements reliés aux activités de son unité.
    Elle assiste aux réunions, prend note des délibérations et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
    Elle prépare les résolutions et donne suite aux décisions qui relèvent de ses attributions.
  • EXIGENCES NORMALES DU POSTE :

    EXIGENCES MINIMALES DU POSTE

    Scolarité, expérience et autres

    • Être titulaire dun diplôme détudes professionnelles (D.
      E.
      P.
      ) dans une discipline appropriée ou être titulaire dun diplôme détudes secondaires (D.
      E.
      S.
      ) ou être titulaire dun diplôme ou dune attestation détudes dont léquivalence est reconnue par lautorité compétente.
    • Cinq (5) années dexpérience pertinente.
    • Bonne connaissance du français (oral et écrit).
    • Connaissance des logiciels et des environnements technologiques dusage courant.

    AUTRES EXIGENCES DU POSTE

    • Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
    • Savoir transmettre de linformation ;
    • Capacité à gérer des priorités ;
    • Savoir travailler de façon autonome et sous pression ;
    • Faire preuve de rigueur et être orienté vers laction ;
    • Orienté vers la clientèle.

    Langues

    • Français parlé – Élevé
    • Français écrit – Moyen

    Horaire

    Jour

    Nombre d’heures

    35 heures

    Expérience

    3 à 5 ans

    Durée d’emploi

    Permanent

    .

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